Данные о начисленной оплате труда, удержаниях, вычетах и выплатах, о состоянии расчетов по заработной плате отражаются в формах № Т-49 "Расчетно-платежная ведомость" , № Т-53 "Платежная ведомость" и № Т-54 "Лицевой счет". Форма № Т-54-а "Лицевой счет" в отличие от формы № Т-54 содержит только справочные данные и принимается там, где расчеты по оплате труда ведутся с помощью вычислительных машин. Получаемые расчетные листки в виде машинограммы по расчету заработной платы за каждый месяц вкладываются в лицевой счет работника.
Для обобщения данных по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом о начисленной оплате труда, проведенных удержаниях, вычетах и выплатах, состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерией ведутся следующие учетные регистры. Лицевой счет (форма № Т-54) представляет собой регистр аналитического учета и ведется на каждого работника организации. В нем показывают расчеты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. По окончании каждого месяца в лицевом счете приводят данные о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о сумме к выплате или задолженность работника перед организацией. Лицевой счет открывается на один год. На основании данных лицевых счетов заполняется расчетная или расчетно-платежная ведомость, исчисляется средний заработок.
Расчетная ведомость (форма № Т-51) отображает расчеты по оплате труда с персоналом цеха, отдела или организации в целом. Форма расчетной ведомости представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. На основных листах по каждому работнику записывается фамилия, инициалы, приводятся справочные данные (профессия, должность, оклад и т.д.), показывается число дней (рабочих, выходных и праздничных), суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности, общих начислений и удержаний, а также сумма к выплате или задолженность работника. На вкладных листах приводятся данные об отработанном времени, о начислениях, удержаниях, сумма к выплате или задолженность за последующие месяцы. На основании расчетной ведомости заполняют платежную ведомость и формируют сводные данные о фонде заработной платы в целом по организации (см. приложение 6).
Платежную ведомость (форма № Т-53) используют для выплаты заработной платы. В ней указывают табельные номера, фамилию, инициалы работников и суммы к получению, а по окончании платежного периода — суммы выданной и депонированной заработной платы (см. приложение 7).
