Переход на безбумажный документооборот преследует несколько задач. Кроме снижения финансовых затрат внедрение безбумажных технологий направлено и на сокращение времени связанного с процедурами обработки бумажных документов. К этому можно отнести процедуры передачи (пересылки) документов из подразделения в подразделение, согласования документов, их хранения и поиска.
Начнём с того какие процессы можно перевести на электронный документооборот. Те процессы, в которых юридически наличие бумажного документа не требуются, могут быть 100% переведены на электронный документооборот. В тех же процессах, где обязательно наличие распечатанного и подписанного документа возможен перевод части процесса в электронный вид. Это может быть процедуры подготовки документа, его предварительного согласования в электронном виде.
В каких организациях актуально внедрение электронного документооборота и безбумажных технологий? Конечно, в первую очередь в тех организациях, где возникают следующие основные проблемы с ведением бумажного документооборота.
К таким проблемам относятся:
• невозможность найти в короткие сроки нужный документ;
• утрата документов;
• большие сроки согласования документов;
• весомые финансовые расходы на печать, копирование, пересылку и хранение бумажных документов;
• дублирование документов;
• неисполнение документов;
Но наличие самих проблем недостаточно для принятия решения о переходе на безбумажный документооборот. Необходимо чтобы руководство компании осознало данную проблему и стало во главе процесса внедрения электронного документооборота. Поскольку документооборот связывает разные подразделения у которых могут быть разные мнения и интересы (кому –то может быть даже выгодно задерживать у себя бумаги!), то без административного рычага воздействия внедрить безбумажный документооборот будет проблематично.
Что потребуется для перехода на безбумажный документооборот? Конечно, система электронного документооборота. Но сначала нужно определиться с тем, какие задачи должна решать система электронного документооборота. Современные системы электронного документооборота содержат множество разнообразных функций и поддерживают различные технологии обработки бумажных документов.
К таким функциям можно отнести:
• Ведение электронного архива документов
• Атрибутный и полнотекстовый поиск электронных документов
• Разграничение прав доступа к электронным документам
• Электронное согласование документов
• Рассылки электронных документов
• Регистрация документов, ведение журналов регистрации документов
• Штрихкодирование документов
• Подписание электронных документов ЭЦП
• Построение маршрутов движения документов
• Контроль исполнения документов
• Ведение справочников (номенклатура дел, организации, виды документов, оргштатная структура и др.)