пользователей: 30398
предметов: 12406
вопросов: 234839
Конспект-online
РЕГИСТРАЦИЯ ЭКСКУРСИЯ

18. Безбумажный документооборот.

 

Переход на безбумажный документооборот преследует несколько задач. Кроме снижения финансовых затрат внедрение безбумажных технологий направлено и на сокращение времени связанного с процедурами обработки бумажных документов. К этому можно отнести процедуры передачи (пересылки) документов из подразделения в подразделение, согласования документов, их хранения и поиска.

Начнём с того какие процессы можно перевести на электронный документооборот. Те процессы, в которых юридически наличие бумажного документа не требуются, могут быть 100% переведены на электронный документооборот. В тех же процессах, где обязательно наличие распечатанного и подписанного документа возможен перевод части процесса в электронный вид. Это может быть процедуры подготовки документа, его предварительного согласования в электронном виде.

В каких организациях актуально внедрение электронного документооборота и безбумажных технологий? Конечно, в первую очередь в тех организациях, где возникают следующие основные проблемы с ведением бумажного документооборота.

К таким проблемам относятся:

• невозможность найти в короткие сроки нужный документ;

• утрата документов;

• большие сроки согласования документов;

• весомые финансовые расходы на печать, копирование, пересылку и хранение бумажных документов;

• дублирование документов;

• неисполнение документов;

Но наличие самих проблем недостаточно для принятия решения о переходе на безбумажный документооборот. Необходимо чтобы руководство компании осознало данную проблему и стало во главе процесса внедрения электронного документооборота. Поскольку документооборот связывает разные подразделения у которых могут быть разные мнения и интересы (кому –то может быть даже выгодно задерживать у себя бумаги!), то без административного рычага воздействия внедрить безбумажный документооборот будет проблематично.

Что потребуется для перехода на безбумажный документооборот? Конечно, система электронного документооборота. Но сначала нужно определиться с тем, какие задачи должна решать система электронного документооборота. Современные системы электронного документооборота содержат множество разнообразных функций и поддерживают различные технологии обработки бумажных документов.

 К таким функциям можно отнести:

• Ведение электронного архива документов

• Атрибутный и полнотекстовый поиск электронных документов

• Разграничение прав доступа к электронным документам

• Электронное согласование документов

• Рассылки электронных документов

• Регистрация документов, ведение журналов регистрации документов

• Штрихкодирование документов

• Подписание электронных документов ЭЦП

• Построение маршрутов движения документов

• Контроль исполнения документов

• Ведение справочников (номенклатура дел, организации, виды документов, оргштатная структура и др.)

 

 

 

 

 

 

 


21.01.2014; 21:34
хиты: 124
рейтинг:0
для добавления комментариев необходимо авторизироваться.
  Copyright © 2013-2024. All Rights Reserved. помощь