Деловая беседа- устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем.
Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.
Структура деловой беседы:
1. Подготовка к деловой беседе.
2. Установление места и времени встречи.
3. Начало беседы: вступление в контакт.
4. Постановка проблемы и передача информации.
5. Аргументирование.
6. Опровержение доводов собеседника.
7. Анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников.
8. Принятие решения.
9. Фиксация договоренности.
10. Выход из контакта.
11. Анализ результатов беседы, своей тактики общения.
Деловые переговоры предполагают наличие несовпадающих или даже противоположных интересов участвующих сторон и требуют от участников умения достигать разумно го соглашения
Тактика ведения переговоров такова:
Максимально эффективны принципиальные переговоры (по существу дела), направленные на сотрудничество и поиск разумного принципиального соглашения.
В деловом совещании могут участвовать 7—9, максимум 12 человек, большее количество участников уже может снижать эффективность работы. Тема обсуждения должна быть заранее определена, чтобы участники могли профессионально подготовиться, продумать свои предложения, даже подготовить соответствующие доклады. Имеет значение пространственное расположение участников в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия. Различные формы поведения участников на собрании:
а) конструктивная роль:
— проявление инициативы,
— (повторное) изложение проблемы,
— внесение предложений,
— запросы об информации, мнениях, мыслях,
— сообщение информации, мнений, идей,
— выявление связей между имеющимися данными,
— оценка проблемы;
б) способствование ходу собрания:
— поддержка, стимулирование выступающих,
— «расчистка пути»,
— формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил,
— организация группового процесса и формирование общественного сознания,
— посредничество, поиск компромиссов,
— снятие напряженности;
в) отрицательная роль:
— агрессивное поведение,
— блокирование принятия решения,
— «самолюбование»,
— соперничество,
— поиск сочувствия.
При проведении делового совещания выполняются три этапа:
1) Этап — постановка вопроса:
— введение в курс дела,
— формулировка вопроса,
— формулировка исходной позиции,
— постановка вопроса.
2) Этап — формирование мнения о путях решения вопроса:
— сбор данных,
— изучение всех сторон вопроса,
— новая формулировка основной проблемы,
— поиск альтернативных решений,
— выдвижение предложений,
— подведение предварительных итогов обсуждения,
— выработка основных направлений,
— обсуждение последствий различных возможностей решения вопроса.
3) Этап — принятие решения:
— выводы из 2 этапа,
— договоренности,
— решения.
Дискуссия — процесс продвижения и разрешения проблем путем сопоставления, столкновения, ассимиляции, взаимообогащения предметных позиций участников (мнений участников по сути решаемой проблемы). Выделяют этапы деловой дискуссии:
1) вступление в контакт;
2) постановка проблемы (что обсуждается, зачем, в какой степени нужно решить проблему, какова цель дискуссии);
3) уточнение предмета общения и предметных позиций (мнений) участников;
4) выдвижение альтернативных вариантов;
5) конфронтация участников;
6) обсуждение и оценка альтернатив, поиск элементов сходства;
7) установление согласия через выбор наиболее приемлемого или оптимального решения.
Неэффективная дискуссия часто завершается на этапе выдвижения альтернативных позиций и конфронтации участников, не выходя на уровень совместного решения проблемы. Возможны различные способы вступления в контакт: «пристройка сверху» — «снизу» — «на равных» (через позу, взгляд, темп речи, инициативу).
