Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами будут: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п. Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах. Первичный бухгалтерский документ — ϶ᴛᴏ письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.
Первичный бухгалтерский документ должен иметь:
- наименование финансово-экономическое содержание хозяйственной операции;
- название, а в некᴏᴛᴏᴩых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон;
- дату составления;
- содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в кᴏᴛᴏᴩом оно имеется в общей форме;
- измерители осуществляемой хозяйственной операции;
- подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.
Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если ϶ᴛᴏ по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.
В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах.
Учетные документы бывают внешними и внутренними
Внешние документы поступают в организацию со стороны — платежное поручение, платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др. Внутренние документы составляются непосредственно в организации. Различают следующие виды внутренних документов:
распорядительные; оправдательные (исполнительные); комбинированные; бухгалтерского оформления.
Распорядительные —распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций. Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций (приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.). Комбинированные документы будут одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.
Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы могут быть использованы при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций
Учетные документы подразделяются на первичные и ϲʙᴏдные. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции (накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи). Сводные документы составляются на базе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.
В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы: предварительная работа перед составлением первичных документов; составление первичных документов; утверждение первичных документов; работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.
Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах. Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются традиционно на месяц или квартал. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.
