Ділова бесіда — це є форма обміну інформацією між двома чи декількома особами у "вузькому колі". Від нарад та зборів вона відрізняється не тільки кількістю учасників, але й вільнішим характером як щодо проблематики, так і наслідків: офіційні рішення за підсумками бесід приймаються не завжди, але при цьому для них створюється необхідне підґрунтя (учасники одержують інформацію для роздумів, за якими можуть відбутися або не відбутися відповідні дії).
Правильне проведення ділових бесід сприяє росту продуктивності праці на 20-30%.
Основні функції ділової бесіди:
- Початок перспективних заходів і процесів.
- Контроль і координування вже початих заходів і процесів.
- Обмін інформацією.
- Взаємне спілкування працівників з однієї сфери діяльності.
- Підтримка ділових контактів.
- Пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей і задумів.
- Стимулювання руху творчої думки в нових напрямах.
Підготовка до бесіди включає:
Структура ділової бесіди
Ділова бесіда складається з п'яти фаз:
- Початок бесіди.
- Передача інформації.
- Аргументація.
- Спростування доводів співрозмовника.
- Ухвалення рішень.
Дуже важливою частиною бесіди є її початок. Ініціаторові бесіди потрібно виробити правильне і коректне відношення до співрозмовника, оскільки початок бесіди - це «міст» між партнерами по діловій комунікації. Завдання першої фази бесіди: встановлення контакту із співрозмовником; створення приємної атмосфери для бесіди; привертання уваги до предмету співбесіди; пробудження інтересу до бесіди; перехоплення ініціативи (у разі потреби).
Якщо це ваша перша зустріч із співрозмовником (співрозмовниками), то доречно почати розмову із взаємного представлення та представлення своїх делегацій, взаємної розповіді про свої організації. Далі можна перейти до справи.
Якщо ви вже знайомі із співрозмовником і йдеться про продовження діалогу, то хорошим початком може бути короткий огляд подій з часу вашої минулої зустрічі.
Дослідниками виділені чинники, які дозволяють діловій бесіді пройти успішно:
- Професійні знання - дають можливість для реалізації високої об'єктивності, достовірності і глибини викладу інформації, а також для володіння ситуацією.
- Ясність - дозволяє пов'язати факти і деталі, уникнути двозначності, плутанини, недомовленості.
- Наочність - максимальне використання ілюстративних матеріалів (документів, інформаційних джерел, таблиць, схем і ін.), загальновідомих асоціацій і паралелей - знижує абстрактність викладу інформації.
- Постійна спрямованість - слід постійно тримати в голові основні завдання бесіди і в якійсь мірі знайомити з ними співрозмовника.
- Ритм - підвищення інтенсивності бесіди у міру наближення її до кінця.
- Повторення - повторення основних положень і думок допомагає співрозмовникові сприйняти інформацію.
- Елемент раптовості - продумана, але несподівана для співрозмовника ув'язка деталей і фактів.
- "Насиченість" міркувань - необхідно стежити за тим, щоб в ході бесіди чергувалися "зльоти", коли від співрозмовника потрібна максимальна концентрація, і "спади", які використовуються для передиху і закріплення думок і асоціацій у співрозмовника.
- Рамки передачі інформації - французький письменник і мислитель Вольтер якось сказав: "Секрет бути нудним полягає в тому, щоб розповідати все".
На етапі обговорення проблеми доцільно дотримуватися деяких правил, які полегшують розуміння співрозмовника і дають змогу обмінюватись інформацією:
- уважно слухати і чути
- намагатися перейти від монологу до діалогу
- давати змогу співрозмовникові спокійно висловити свою думку
- викладати свою інформацію чітко, коротко й послідовно:
- добирати способи й засоби аргументування залежно від індивідуальних особливостей співрозмовника рівня його мислення, віку, статі, типу темпераменту тощо
- викладати докази в коректній формі.
Аргументуючи свою позицію, доцільно навести цифрові дані, факти, виявити суперечності, розглянути їх, вилучити висновки за частинами. Аргументи треба викладати впорядковано, використовуючи правила та закони логіки, підкріплювати логічні апеляції емоційними. Доцільно вживати порівняння та протиставлення типу так…, проте. Це приверне увагу співрозмовника до висловленої думки. Певний ефект може дати висловлювання видимої підтримки партнера наприклад, Ви переконливо розповіли про ці факти….
Приймаючи рішення, доцільно керуватися такими рекомендаціями:
- спостерігаючи за співрозмовником, визначити момент для закінчення бесіди
- заздалегідь сформулювати мінімальну мету й обміркувати альтернативні варіанти розвязання проблеми
- намагатися добитися добровільної згоди партнера
- не виявляти невпевненості, розгубленості наприкінці бесіди, навіть якщо її мети не було досягнуто
- закінчуючи бесіду, доцільно використати свій найсильніший аргумент.
Увага до співрозмовника
Люди люблять своє ім'я і, як правило, дуже цінують звернення по імені. І навпроти, ігнорування імені багатьма сприймається як образа. Тому ввічливість виявляється в знанні імен співрозмовників, особистому до них зверненні. Приймаючи ділових партнерів, цілком допустимо покласти перед собою їх візитні картки або просто список імен учасників зустрічі.
Звертаючись до співрозмовника, прагніть дивитися прямо на нього.
Важливим елементом ділової ввічливості є пунктуальність. Призначаючи зустріч у себе або приходячи на зустріч до партнерів, будьте максимально точні, прагніть уникати запізнень і затримок. Якщо ж все-таки вам
У будь-якій ситуації важливо дотримувати по відношенню до співрозмовників максимальну доброзичливість, підкреслюючи це словами, усмішкою, манерами.
Слід уникати будь-яких проявів конфронтації, особистих випадів. Прагніть дати співрозмовникам можливість висловитися, не перебиваючи їх без потреби.
Жарт, анекдот
До місця сказаний жарт, анекдот, крилате слово здатні прикрасити вашу мову, зробити її виразною, допомогти вам донести свою думку до оточуючих.Особливу роль в цих випадках грає відчуття такту, міри і ваша інтуїція, оцінка характеру і настрою співрозмовника.
Компліменти
Компліменти люблять всі. Використання їх допоможе придбати вам багато добрих друзів, успіх і пошану. Але фальшивий, «черговий», вимушений комплімент може лише образити співрозмовника, закріпити у нього важко переборну згодом думку про вас як про людину лукаву і ненадійну.Основне правило компліменту - максимальна щирість.
Іноземні слова
Іноземні слова і професійний жаргон все ширше входять у вжиток. В цілому це можна розглядати як нормальний процес розвитку мови. В той же час важливо стежити за тим, щоб використання таких слів і виразів не ускладнило ваших відносин з оточуючими, і, звичайно, не образило їх. Надмірне використання професійного жаргону або іншомовних виразів може створити невірне враження, ніби ви прагнете принизити співрозмовника, показати йому його некомпетентність.
Чай або кава
Щоб надати увагу співрозмовникові, в багатьох країнах під час ділової бесіди або переговорів прийнято пропонувати відвідувачеві або діловому партнерові чашку чаю або кави. Цей звичай набув широкого поширення.Перед тим, як почнеться бесіда, можна поцікавитися у гостей, чому вони віддають перевагу - чаю або каві. Напої подаються через п'ять-десять хвилин після початку бесіди. Кава і чай подаються з молоком або сливками (в окремому молочнику).
