Документ (від лат. взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.
Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.
Документи поділяють за такими основними ознаками:
? за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;
? за походженням - службові та особисті;
? за місцем складання – внутрішні(мають чинність у межах установи, де їх укладено) та зовнішні(виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.);
? за напрямком – вхідні(надходять до установи, організації, підприємства, фірми) та вихідні(адресовані за межі установи);
? за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;
? за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні,
фото- та кінодокументи;
? за стадіями створення - оригінали та копії;
- За ступенем секретності (гласності):
· — звичайні (несекретні) — для загального користування;
· — для службового користування (ДСК);
· — таємні (Т);
· — цілком таємні (ЦТ).
-За юридичною силою:
· — справжні — чинні, нечинні;
· — підробні — фальсифікати.
- За технікою відтворення:
· — рукописні;
· — відтворені за допомогою технічних засобів.
? за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;
? за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.
В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:
? організаційна – положення, правила, статути, інструкції;
? розпорядча – розпорядження, постанови, накази;
? довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;
? з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;
? офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.
Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" ДСТУ 4163 -2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності.
Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до банків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класі уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:
01. - зображення Державного герба України, герба АвтономноїРеспубліки Крим.
02. - зображення емблеми організації або товарного знака (знакаобслуговування).
03. - зображення державних нагород.
04. - код організації.
05. - код форми документа.
06. - назва організації вищого рівня.
07. - назва організації.
08. - назва структурного підрозділу організації.
09. - довідкові дані про організацію. 1(1. назва виду документа.
11. - дата документа.
12. - реєстраційний індекс документа.
13. - посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа,
на якого дають відповідь.
14. - місце складання або видання документа.
15. - гриф обмеження доступу до документа.
16. - адресат.
17. - гриф затвердження документа.
18. - резолюція.
19. - заголовок до тексту документа.
20. - відмітка про контроль.
21. - текст документа.
22. - відмітка про наявність додатка.
23. - підпис.
24. - гриф погодження документа.
25. - візи документа.
26. - відбиток печатки.
27. - відмітка про засвідчення копій.
28. - прізвище виконавця і номер його телефону.
29. - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30. - відмітка про наявність документа в електронній формі.
31. - відмітка про надходження документа до організації від адресата.
32. - запис про державну реєстрацію.
У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01,02, 03,04,05,06,08,09,13,14,15,16,17,18,22,24,25,26,27,28,29,30,31,32.
