Документи з кадрово-контрактових питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах проприйняття (звільнення , переведення) на роботу, наказах про особовий клад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.
Автобіографія — це документ, в якому особа, що складає його, дає опис свого життя і діяльності.
Основна вимога до такого документа — досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.
Кожне нове повідомлення починається з абзацу.
В автобіографії обов'язково вказуються:
· Прізвище, ім'я та по батькові (Я, Петренко Сергій Миколайович).
· Дата народження (народився 9 серпня 1977 р.).
· Місце народження (місто, село, район, станція, селище, область).
· Короткі відомості про сім'ю, в якій народився (батько, мати, рік народження, їх місце проживання, місце роботи).
· Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися і протягом якого часу).
· Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад).
· Відомості про громадську роботу (усі її види).
· Короткі відомості про сім'ю (чоловік, дружина, діти, місце роботи, посада, місце навчання, вік).
· Дата і підпис автора.
Заява — документ, який містить прохання або пропозицію однієї, кількох осіб чи організації, адресовану установі або посадовій особі. Розрізняють офіційні заяви, заяви з кадрово-контрактових питань, заяви-зобов'язання та позовні заяви.
Заяви мають такі реквізити:
— Адреса (назва організації або службової особи).
— Відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові і домашня адреса, у деяких випадках займана посада).
— Назва виду документа .
— Текст (у заяві про прийняття на роботу подається лише сам висновок).
— Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.
— Підпис автора і дата укладання заяви.
Слід пам'ятати: При адресуванні до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ). У тексті заяви формулюється прохання (висновок) і дається обґрунтування прохання (докази).
Заяви-зобов'язання належать до обліково-фінансових документів. Кредитування за спеціальними позиковими рахунками оформлюється за заявою-зобов'язанням, яка є різновидом термінового зобов'язання .
Характеристика — документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. У кожній характеристиці повинні бути чотири частини, що логічно пов'язані між собою. Перша — анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду (вчений ступінь і звання), рік народження, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик. Друга — дані про трудову діяльність (факс, тривалість роботи, рівень професійної майстерності та інше). Третя — власне характеристика, ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, відносини у трудовому колективі. Тут же міститься згадка про урядові винагороди або заохочення. Четверта — висновки, де зазначено призначення характеристики.
Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.
Контракт — це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством чи установою й працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності.
Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці згідно із Законами України «Про підприємство», «Про власність
Контракти повинні мати такі реквізити:
— Загальні положення .
— Функції та обов'язки .
— Компенсація та права .
— Формування й умови діяльності .
— Оплата праці й соціально-побутове забезпечення .
— Відповідальність сторін, розв'язання суперечок .
— Умови праці та відпочинку .
— Зміна та розірвання контракту .
— Термін дії та інші умови контракту .
— Адреси сторін та інші відомості .
При укладанні, зміні, виконанні та припиненні контрактів застосовуються такі документи:
— Наказ про прийняття на роботу за контрактом .
— Додаткова угода до контракту .
— Угода про дострокове розірвання контракту .
— Наказ про розірвання контракту .
— Заява про дострокове розірвання контракту .
— Ухвала підприємства про дострокове розірвання котракту.
Контракт складається у двох примірниках — по одному для кожної сторони. Про це зазначається у тексті контракту.
Трудові угоди — це документи, що укладаються між організаціями і працівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.
Трудова угода повинна мати такі реквізити:
— Назва документа (трудова угода).
— Дата і місце складання.
— Перелік сторін, що уклали угоду.
— Зміст угоди із зазначенням обовў язків виконавця і замовника.
— Юридичні адреси сторін.
— Печатка підприємства або організації.
Укладається в кількох примірниках, один з яких видається виконавцеві, а інші зберігаються у справі організації-замовника.
Резюме — це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу, один з найефективніших інструментів пошуку роботи.
Воно повинно бути детальним, і, водночас, лаконічним. Не можна складати резюме від руки чи користуватися матричним принтером. Краще помістити текст на одній, максимум двох сторінках формату А-4, використовуючи при цьому білий папір хорошої якості. Складене резюме найкраще надавати особисто, в крайньому разі факсом, ніж користуватися електронною поштою.
На вивчення резюме в середньому витрачається не більше 1-2 хвилин, тому дуже важливо відразу привернути увагу працедавця, зацікавити його і примусити призначити вам співбесіду. При створенні резюме потрібно пам’ятати про те, що воно стане вашою візитною карткою і повинно виділяти вас зі всього потоку людей, що шукають роботу.
Реквізити:
· Назва виду документа.
· Текст, що містить таку інформацію:
- Домашня адреса, телефон, e-mail;
- Прізвище, ім’я, по-батькові;
- Мета написання документа;
- Особисті данні (дата народження; сімейний стан; національність);
- Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі);
- Відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);
- Відомості про публікації (якщо потрібно);
- Інша інформація на вимогу роботодавця.
· Дата (при потребі).
· Підпис (при потребі).
Слід також зазначити, що кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Для того, щоб досягнути успіху, під час складання резюме варто дотримуватись певних правил:
· Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.
· Намагайтесь вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.
· Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.
· Намагайтесь не вживати такі слова, як „я”, „ми”. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.
· Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.
· Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.
· Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру.
· Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.
