пользователей: 30398
предметов: 12406
вопросов: 234839
Конспект-online
РЕГИСТРАЦИЯ ЭКСКУРСИЯ

I семестр:
» укр мова

11. Загальні вимоги до оформлення ділових паперів

До ділових документів відносяться:

  • інформаційні;
  • документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні й службові записки);
  • розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
  • організаційні (положення, статути, інструкції);
  • документи щодо особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази щодо особового складу, щодо контрактної системі наймання працівників);
  • документи з господарсько-договірної діяльності (договір постачання, договір підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів щодо створення нових форм господарювання, щодо взаємин підприємства й банку);
  • документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);
  • обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунка в банку, заява-зобов'язання, акти, трудові угоди, доручення);
  • документи з зовнішньоекономічних відносин (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створення спільних підприємств).

 

ВИМОГИ  ДО  ДІЛОВИХ  ПАПЕРІВ

 

1. Ділові папери складаються за єдиною формою.
2. Діловим паперам властива ясність, точність, стислість викладу.
3. Дієслівні форми в цих паперах часто замінюються віддієслівними іменниками (замість прошу дозволити - прошу дозволу).
4. Числівники пишуться цифрами, за винятком грошових документів (рахунок, розписка, доручення).
5. Непохідні прийменники нерідко замінюються похідними прийменниками внаслідок, у зв’язку, згідно (замість за наказом - згідно з наказом, замість через недостачу - у зв’язку з недостачею).
6. Особовий займенник ВИ, як форма ввічливого офіційного звертання до однієї особи, пишеться з великої букви.
7. Порядок слів у простих реченнях прямий.
8. Часто вживаються неповні і безособові речення із значенням наказовості (необхідно сприяти, доручити членам гуртка).
9. Підрядні причини і наслідку замість сполучника  тому що приєднуються звичайно сполучниками внаслідок того, що; у зв’язку з тим, що; так як.  

 Таким чином, лише завдяки стандартним словам і виразам документи стають недвозначними й чіткими.

Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами. Готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

1) зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;

2)зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

3)  зображення нагород;

4)  код організації;

5)  код форми документа;

6)  назва організації вищого рівня;

7)  назва організації;

8)  назва структурного підрозділу організації;

9)  довідкові дані про організацію;

10)  назва виду документа;

11)  дата документа;

12)  реєстраційний індекс документа;

13)  посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14)  місце складення або видання документа;

15)  гриф обмеження доступу до документа;

16)  адресат;

17)  гриф затвердження документа;

18)  резолюція;

19)  заголовок до тексту документа;

20)  відмітка про контроль;

21)  текст документа;

22) відмітка про наявність додатків;

23) підпис;

24) гриф погодження документа;

25) візи документа;

26) відбиток печатки;

27) відмітка про засвідчення копії;

28) прізвище виконавця і номер його телефону;

29) відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30) відмітка про наявність документа в електронній формі;

31) відмітка про надійдення документа до організації;

32) запис про державну реєстрацію.

Сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу, зветься формуляром.

 

        Назва (вид, різновид) документа - один з обов'язкових його реквізитів. У практиці документування цей реквізит не проставляється лише в листах

        Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам

 

        Заголовок. Кожен службовий документ, незалежно від його виду, змісту й призначення, повиннен мати заголовок, сформульований службовою особою, яка складала його (виняток - повідомлення, телефонограма). Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою.

 

        Адресат. адресат  містить сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням.

        Документ адресують організаціям, структурним підрозділам, посадовим особам, громадянам. Реквізит “Адресат” максимально може складатися з таких елементів:

? Назва організації-адресата (у називному відмінку);

? Назва структурного підрозділу (у називному відмінку);

? Назва посади одержувача (у давальному відмінку);

? Прізвище (у давальному відмінку) та ініціали;

? Поштова адреса.

        У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу, їхню назву подають у називному відмінку.

       

        Датування. Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, такий діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Датою його може стати або день підписання, або день затвердження.

 

        Гриф затвердження документа. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт. Затверджуються з проставлянням грифа затвердження такі документи, як:

1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

17. Штатні розписи.

       

 

        Гриф погодження документа фіксує згоду іншої організації, підрозділу, посадової особи, що не є автором документа, з його змістом. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи та назви організації, яка погоджує документ, особистого підпису, його розшифрування й дати.

 

        Підпис є обов'язковим реквізитом будь - якого документа. Він може бути поставлений керівним працівником установи або іншими службовими особами відповідно документації й розподілу обов'язків. Право підпису різних категорій документів службовими особами повинно бути визначено в нормативних матеріалах, які регулюють роботу установи.

        Відбиток печатки організації проставляють на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно - правовими актами. Відбиток печатки ставлять на такі документи, як статут організації, штатний розпис, договір, посвідчення, довіреність тощо. Перелік документів, на які необхідно ставити печатку організації, наводять в інструкціях з діловодства.

        Печаткою організації засвідчують підпис відповідальної особи. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП". Відбиток печатки повинен добре читатися.

 

        Відмітка про засвідчення копії документа  складається зі слів “Згідно з оригіналом”, назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала(-ів) та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом “Підпис”.

 


хиты: 595
рейтинг:+3
Гуманитарные науки
лингвистика и языки
для добавления комментариев необходимо авторизироваться.
  Copyright © 2013-2024. All Rights Reserved. помощь