Большинство государственных и юридических учреждений и сегодня хранит свои записи в виде бумажных документов — несмотря на удобство электронных копий этот вариант намного надежнее. Потому следующие рекомендации будут касаться и электронных, и бумажных носителей информации.
Три зоны
Самый удобный способ работы с информацией заключается в размещении документов таким образом, чтобы их возможно было найти быстро и без труда. Нужно создать три рабочих зоны, каждая из которых будет соответствовать частоте обращения к информации.
Первая зона — это данные, к которым вы обращаетесь ежедневно, они должны быть под рукой. В случае с обоими видами носителей они располагаются на рабочем столе.
Вторая зона — это информация, которой вы пользуетесь периодически, но не ежедневно. В кабинете это могут быть периферийные зоны и ящики рабочего стола, в электронном варианте — хранение документов на не системных локальных дисках без выведения ярлыков на рабочий стол.
Третья зона — архив. В нем содержатся документы, с которыми вы работали ранее и которые могут понадобиться вам в будущем: для подтверждения авторства, для использования содержащихся в них сведений и других целей. В компьютерном варианте это скорее всего будет папка «Архив», находящаяся в корне локального диска, а в бумажном — стеллажи, шкафы, отдельный кабинет для хранения папок с документами.
Для электронных носителей важно правило: сохраняйте файлы в распространенных расширениях, которые смогут прочитать все аналоги и версии программ.
Постарайтесь сохранять информацию идентичными способами, т.е. не разбрасывать копии по разным носителям. Типов носителей для хранения копий должно быть не больше двух.То же самое касается бумажных документов.
Не стоит забывать, что работа по обработке информации включает в себя и четвертую, не названную зону — это мусорное ведро (хоть реальное, хоть виртуальное).
Классификация
Если вам приходится ориентироваться в больших объемах информации (чаще это касается архивов), то разбейте ее на разделы.
Существует немало профессий, где удобно использовать все три метода классификации: к примеру, архив хранится в хронологическом порядке, рабочие материалы разбиты по темам, а в папке «Клиенты» находится алфавитный каталог.
Такую систему точно можно организовать и в случае с бумажными документами — создать тематические папки с надписями на корешках, отметить их разными цветами или цифрами.
Чтобы знать, как работать с информацией эффективно, нужно научиться правильно ее обрабатывать. После того, как вы провели первичный анализ, расположили и классифицировали сведения, вам нужно определить максимально удобные пути их усвоения.
Виды получения информации: Это печатная литература (книги, журналы, газеты), видеоролики, аудиозаписи и электронные документы, новости. Очень удобный метод работы с информацией — аудиофайлы.
Важным источником получения и передачи информации является Интернет-почта. Старайтесь проверять свои ящики каждое утро, сразу же рассортировывая письма.
Умение работать с информацией предполагает ежедневные манипуляции, направленные на сортировку и обработку поступающих данных.
Существует немало приспособлений и программ, позволяющих оптимизировать работу с информацией. Узнав, как правильно работать с информацией, вы сможете высвободить немалое количество времени. А время — очень ценный рабочий материал.
