Приступаючи до складання офіційного листа, ми ніколи не замислюємося про те, що ця практика сходить ще до сивої давнини. Мовні формули, види, різновиди офіційної кореспонденції, формуляри, способи оформлення і роботи з нею створювалися і шліфувалися століттями. Багато видів листів мають тисячолітню історію.
Види листів
Ділові листи являють собою офіційну кореспонденцію і застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській і комерційній діяльності.
Діловий лист – завжди офіційне повідомлення. Інформація, що міститься в діловому листі, носить протокольний характер.
Існує декілька варіантів класифікації ділових листів, в основі їх лежать різні класифікаційні ознаки.
За функціональною ознакою листи можна розділити на дві групи:
- листи, що вимагають листа-відповіді (лист-запитання; лист-прохання;лист-звернення; лист-пропозицію та ін.) Листи-відповіді повинні завжди містити індекс того листа, що став причиною для листування.
- листи, які не потребують листа-відповіді (лист-попередження; лист -нагадування; лист-запрошення та ін.)
За структурним ознаками ділові листи поділяються на регламентовані (стандартні) і нерегламентовані. Регламентований лист вирішуєтипові питання регулярних економіко-правових ситуацій і реалізується ввигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований діловий лист являє собою авторський текст, реалізується у вигляді формально-логічної розповіді чи етикетного тексту.
За тематичною ознакою проводиться умовне розрізнення між діловою й комерційною кореспонденцією. Вважається, що листування, яке оформляє економічні, правові, фінансові і всі інші форми діяльності підприємства, називається діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання і збуту належить до комерційної кореспонденції.
За ознакою адресата ділові листи поділяються на звичайні та циркулярні. Циркулярний лист направляється з одного джерела в кілька адрес.
За композиційними особливостями ділові листи поділяються на одноаспектні і багатоаспектні. Одноаспектний лист розглядає одну проблему, питання,а багатоаспектний - декілька. Багатоаспектним вважається лист, що містить однотипні і різнотипні аспекти - прохання, повідомлення, пропозиції.
