Документ – осн. вид ділового мовлення, що містить інф., зафіксовану на матеріальному носії, осн. функцією якого є зберігати та передавати її (інф) в часі та просторі.
Документообіг - рух документів в установі від часу їх ств. чи одержання до закінчення виконання або надсилання.
Документознавство – наук. дисципліна, що вивч. закономірності ств. док-тів, розроб. методи для оформлення, принципи документообігу і побудови сис-ми док-ції.
Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.
Види документів визначаються за ознаками:
- Найменування (заява, листи, службові записки)
- Походження (службові, особисті)
- Місце виникнення (внутрішні, зовнішні)
- Призначення ( 1) док-ти щодо особового складу – автобіографія, резюме, заява, пропозиція, скарга, хар-ка, трудова книжка, особистий листок з обліку кадрів; 2) довідково-інф. док-ти – анотація, відгук, рецензія, висновок, довідка, доповідна та пояснювальна записки, запрошення, звіт, лист, оголошення, план, протокол, витяг з протоколу, стаття, наукова робота, реферат, тези, конспект, телеграма, факс; 3) обліково-фінансові док-ти – акт, доручення, розписка, список, таблиця, накладна; 4) господарсько-договірні – договір, трудова угода, контракт; 5) організаційні док-ти – інструкція, положення, правила, статут; 6) розпорядчі док-ти – вказівка, наказ, постанова, розпорядження).
- Форма (стандартні, індивідуальні)
- Напрямок (вхідні, вихідні)
- Строк виконання (звичайний безстроковий, терміновий, дуже терміновий)
- Ступінь гласності (загальні, таємні, для службового користування)
- Стадії створення ( оригінали, копії, витяги, дублікати)
- Складність (прості, складні)
- Строк зберігання (постійний, тривалий, тимчасовий)
- Техніка відтворення (рукописні, відтворені механічним чи електронним способом)
- Носій інформації (паперовий, електронний (диск, дискета тощо)
