Спілкування відбувається за певними визначеними правилами і вимагає серйозної, ґрунтовної підготовки. Щоб досягти успіху в спілкуванні, потрібно оволодіти його "технікою" та застосовувати її у щоденній практиці.
Під технікою спілкування розуміємо сукупність стандартів культурної поведінки, етичних і естетичних норм у послуговуванні вербальними (словесними) і невербальними (погляд, жести, міміка) засобами комунікативної взаємодії. Поєднання цих елементів під час комунікації і становить мистецтво спілкування.
потрібно дотримуватися основних його правил:
1. Бути у спілкуванні ввічливим, привітним і доброзичливим, з повагою ставитися до співрозмовника.
2. Уміти відчувати співрозмовника, враховувати його настрій.
3. Стежити за реакцією співрозмовника на мовлення, апелювати до нього:Зверніть увагу, будь ласка, на ... Як Ви переконалися, що ...;Вам уже відомо, що ....
4. Змінити тему розмови, якщо вона не подобається співрозмовникові.
5. Брати до уваги статуси і ознаки співрозмовника (вік, стать, професію, посаду, рівень освіченості).
6. Уміти слухати й не перебивати співрозмовника. Увага до мовлення засвідчується фразами, що спонукають до спілкування: Говоріть, будь ласка, я Вас слухаю! Я Вас уважно слухаю!
7. Бути максимально делікатним, не ставити запитань, які б виявилися недоречними.
8. Своєчасно реагувати на запитання співрозмовника. Якщо відразу не можете відповісти, то скористайтеся такими фразами: На жаль, я не готовий зараз дати відповідь. Дозвольте подумати. Дозвольте поміркувати. на превеликий жаль, не володію достатньою інформацією, щоб відповісти одразу.
9. Вдало обирати тему, логічно будувати текст, дотримуючись норм у використанні мовного матеріалу.
10. Уникати багатослівності, надуживання термінами, професіона-лізмами, цитуванням.
11. Належно обґрунтовувати свої думки.
12. Добирати мовні засоби, не виходячи за межі стилю, який відповідає типові комунікативної ситуації.
13. Брати до уваги присутність третьої особи. Якщо під час спілкування присутня третя особа, то потрібно приділяти увагу і їй, тобто адресувати певні звернення:А Ви що з цього приводу скажете?
14. Послуговуватись у спілкуванні формами ввічливості - словами, що підкреслюють шанобливе ставлення до людей:Даруйте! Вибачте!
Отже, до усного ділового мовлення ставляться такі вимоги:
- точність у формулюванні думки, недвозначність;- логічність, послідовність;- стислість;
- відповідність між змістом і мовними засобами;- відповідність між мовними засобами та ситуацією спілкування;- відповідність між мовними засобами й стилем викладу;
- різноманітність мовних засобів;- нешаблонність у побудові висловлювання;
- доречність;- виразність дикції;- відповідність інтонації мовленнєвій ситуації.
Усі ці вимоги мають грунтуватися на знанні літературних норм і чутті мови.
