Електронне ділове листування.
У кожній країні є свій канцелярський стандарт і правила ведення ділової переписки. Але оскільки в епоху глобалізації країни пострадянського простору вже вступили в світ всесвітнього канцеляриту обома ногами, стандарти і правила будуть все більше уніфікуватися під прийняті на Заході.
Значення електронного ділового листування важко переоцінити - воно вже практично витіснило паперове. Сучасний діловий світ уже давно використовує систему внутрішньоофісної ділової переписки (інтранет), не кажучи про інтернет. І правила, вироблені за цей час, дуже прості і зручні.
Мова і стиль електронного спілкування ще більш спрощений заради основного завдання: втиснути якнайбільше інформативності в найменший словесний обсяг за максимально короткий час доставки та осмислення інформації.
Заради формули «час - гроші»Вирішено поступитися орфографією, граматикою, стилістикою, пунктуацією і іншими витіюватості.
Електронне повідомлення має бути коротким. Всі подробиці зазвичай висилаються додатком. Обсяг програми не повинен перевищувати 2 мегабайти. Якщо ваш додаток має більший об'єм, то слід розбити його на кілька дрібних. Великі файли прийнято відсилати нічним листуванням. Головна тенденція електронних листів - їх дискретність, порційність: краще послати кілька листів (з однією думкою в кожному!), ніж один великий. Особливу увагу слід звернути на рядок RE або SUBJECT (тема). Ваш одержувач в першу чергу дивиться саме на цей рядок. Від того, наскільки інформативно в темі послання ви зможете мінімальним обсягом знаків викласти суть питання, залежить, будуть чи не будуть читати ваше послання.
Далі слід так скласти текст, щоб зміст першого ж абзацу розкривало основний зміст всього листа. Ніколи не відносите найголовнішу думку в кінець листа. Якщо треба щось сказати, говоріть це в перших рядках і прямо, без преамбул. Деталі повинні завершувати лист, а не відкривати його.
Дуже важливе значення має розбивка листа на короткі параграфи. Пропозиції повинні бути короткими. Довготами в листі демонструють лише ваше невміння бути діловою людиною і ваше неповагу до адресата. Намагайтеся підкріплювати ваші короткі доводи цифрами або фактами. Будьте переконливими. (Причому, тримаєте в думці, що якщо ваше послання спрямоване американцеві або британцеві, то цих хлопців не переконують посилання на авторитети - вони воліють голі цифри або висновки, засновані на цифрах. Підрахувати і зробити свій висновок вони зуміють самі.)
У електронному листуванні досить безпосередньо звертатися по імені та підписуватися ім'ям. Ніяких вітань, титулів, «щиро ваших-наших», ніяких еківоків і реверансів. Якщо ви пишете в незнайому організацію, то ось тут слід вказати своє повне ім'я та посаду.
І архіважлива - не забувайте вчасно відповідати! У ділових колах західних країн на паперовий лист прийнято відповідати протягом 2-х днів, а на електронний - протягом доби.
