Офіційно-діловий стиль, обслуговуючи сферу ділових, юридично-правових, виробничо-економічних та дипломатичних стосунків, має характерні синтаксичні особливості:
1. Діловий текст має, як правило, розповідний характер, тому питальні та окличні речення зустрічаються в документах досить рідко.
2. Загальний зміст речення передає прямий порядок слів, який полягає в тому, що підмет ставиться перед присудком, узгоджене означення - перед означуваним словом, незгоджене - одразу ж після нього, вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно ставляться на початку речення. Наприклад: Службові документи розрізняють за найменуванням, походженням, місцем виникнення, призначенням.
3. Використання непрямого порядку слів у ділових паперах виправдане лише в тому випадку, коли логічний наголос падає на присудок (тоді присудок ставиться перед підметом).
4. Присудок ставиться переважно у формі теперішнього часу зі значенням позачасовості, постійності. Великого поширення набули пасивні конструкції, в яких вибір присудка часто буває досить обмеженим у зв'язку з лексичним значенням підмета. Наприклад: вимоги до якості задовольняються. Такі речення утворюються за певними моделями, доцільність яких перевірена тривалою практикою.
5. Одним з характерних проявів ділового стилю є нанизування відмінків, тобто розміщення кількох слів підряд в одному відмінку, найчастіше в родовому або орудному. Наприклад: Господарські об'єднання можуть самостійно розв'язувати важливі питання науки, техніки, управління.
6. Довжина і складність будови простого речення збільшується також за рахунок віддієслівних іменників і тих зворотів, яких ці іменники вимагають після себе.
7. Синтаксис ділової документації характеризується вживанням інфінітивних конструкцій у реченнях резолютивного змісту. У розпорядчій документації рекомендується вживати дієслова інфінітивної форми (затвердити, попередити). Наказові форми дієслова (наказую, пропоную) вживаються лише в першій особі однини. З метою економічності вислову і точності відтворення думки в службових документах часто вживаються дієприкметникові і дієприслівникові звороти. Особливістю офіційно-ділового стилю є переважне вживання непрямої мови. До прямої мови в офіційно-діловому стилі мови звертаються тільки в тих випадках, коли дослівна передача тексту необхідна (цитування документів, актів). В офіційно-діловому стилі мови активно вживаються безособові речення (Звертаємо Вашу увагу), речення з однорідними членами, а також активно вживаються пасивні конструкції (комісією встановлено...). Просте речення не завжди може відобразити складність взаємозв'язків між фактами, їх послідовність, тому в офіційно-діловому стилі мови активно вживаються складні речення, частіше складнопідрядні.
