Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкуванняь з установами та приватними особами.
Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.
Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа - спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо можливо і т. ін. Тон листа має бути нейтральним. Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні і поділяються на 2 групи:
1) листи, що вимагають відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист- пропозиція, лист-вимога, лист-розпорядження, супровідний лист тощо;
2) листи, що не вимагають відповіді: листи- відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи- підтвердження тощо.
Листи-запити і листи-відповіді - найпоширеніший тип службової кореспонденції.
Необхідно пам'ятати: листи-відповіді мають містити такий реквізит: посилання на номер і дату вхідного документа. Це дозволяє (при отриманні листа-відповіді) швидко й легко знайти копію листа-запиту у справі, ознайомитися з ним, а також відразу зрозуміти зміст відповіді.
Реквізити службових листів:
1) назва й адреса організації відправника листа;
2) номер і дата листа;
3) назва й адреса одержувача листа;
4) заголовок;
5) номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді;
6) текст листа;
7) перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;
8) підпис керівника;
9) віза виконавця (підпис на копії).
Листи можна писати на стандартних друкарських бланках або на чистих аркушах паперу.
Лист, який пишеться на бланку, містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунка, трафаретизовані частини тексту.
Супровідний лист - документ, який інформує адресата про те, що до листа додаються певні документи. Починають лист словами: Надсилаємо; Направляємо; Повертаємо; Додаємо, а далі - заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що надсилається. На підприємстві такі супровідні листи застосовують, коли відправляють проекти договорів, протоколів розбіжностей, позовних матеріалів, висилаючи документи громадянам. У претензійно-позовній роботі вони служать письмовими доказами, оскільки фіксують час відправлення договорів, позовних матеріалів, термін розгляду проектів різних документів і т. д.
Супровідний лист пишуть у 2 примірниках. Перший висилають адресатові, а другий примірник зберігається у номенклатурі справ і служить підтвердженням його висилання.
Лист-запрошенпя пропонує адресатові взяти участь в якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст - характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.
Інформаційний лист повідомляє адресатові про певний факт чи захід.
Рекламний лист - різновид інформаційного листа, надсилається конкретному адресатові і містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів. Мета такого листа - спонукати адресата скористатися певними послугами. У подібних листах адреса зазначається окремо.
Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит. Починається словами: Повідомляємо; Ставимо Вас до відома і т. ін. Далі - факти.
Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається чинним. Починаються такі листи словами: Підтверджую; Підтверджуємо.
Лист-нагадування повідомляє про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами: Нагадую; Нагадуємо.
Ініціативний лист - це лист, що вимагає відповіді. Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата щодо вирішення певних питань. Тематика таких листів не обмежена.
Лист-відповідь за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту вже задано і залишається лише висловити рішення з приводу заданого запитання: чи всі прохання можна задовольнити, якою мірою, в які терміни. Відмову належить вагомо аргументувати.
Гарантійний лист - документ, який забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. Його укладають з метою підтвердження певних обов'язків або умов і адресують до організації чи установи.
Найжорсткіші правила оформлення має комерційний лист. В такому листі кожне слово та вираз мають певне значення і не припускають іншого тлумачення. Складові частини комерційного листа такі:
1. Заголовок, який розміщується у верхній частині бланка на всю його ширину або в лівому верхньому куті (рідше застосовується у комерційному листуванні). Він містить назву та адресу організації, що пише лист, та деякі інші відомості (телеграфну адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, коди, номер рахунка в банку і т. ін.).
2. Місце і дата ділового листа. Проставляються у лівому куті сторінки під заголовком словесно-цифровим способом – 20 травня 1999 р. Скорочене написання дати в комерційному листі не прийняте.
3. Зовнішня адреса - це назва й адреса організації, куди надсилається лист. Вона пишеться після заголовка й поміток у центрі листа або в правій його частині. Розміщення в лівій частині нетипове для українських ділових листів.
4. Помітки. Номери реєстрації листів. Вони пишуться у лівому куті навпроти дати.
5. Після внутрішньої адреси пишеться вказівка на зміст листа. Вона вводиться словами: відносно, щодо, про, стосовно до і звичайно підкреслюється. Частіше займає всю ширину сторінки.
6. Звертання пишеться окремим рядком у центрі й після нього частіше за все ставиться знак оклику (!) або кома чи крапка.
7. Текст листа складається з вступної частини, головного повідомлення та заключної частини і пишеться з урахуванням полів і з абзацу. Як відомо, абзацами розділяють частини тексту, що стосуються окремих закінчених думок.
8. Додатки. Якщо до листа додаються які-небудь документи, креслення і т. ін., тоді в кінці листа ліворуч пишеться слово "Додатки" і перелічуються назви документів, що додаються, та вказується кількість їх або кількість доданих сторінок. Увесь текст комерційного і будь-якого іншого листа розміщується тільки на його лицьовій стороні і не переноситься на зворотний бік. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, він переноситься на другу, третю і т. д. Для того, щоб виділити головне, можна підкреслювати слова або окремі фрази, а також використовувати нумерацію.
9. Заключна фраза - формула ввічливості. Звичайна заключна фраза комерційних, ділових листів: 3 повагою; З глибокою повагою; 3 пошаною. Часто діловий лист закінчується просто підписами осіб, котрі відповідають за його зміст.
