Розглянемо найзагальніші правила оформлення найважливіших реквізитів організаційно-розпорядчих документів.
ГЕРБ. Згідно з Постановою Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. Державний герб України зображується на бланках державних установ, друкованих органів державної влади і державного управління, на службових посвідченнях, на штампах з обов'язковим додержанням пропорцій зображення герба.
ЕМБЛЕМА ОРГАНІЗАЦІЇ - умовне символічне графічне зображення, що реєструється відповідним чином. Емблемою організації можуть бути діючий товарний знак, малюнок, абревіатура, всілякі комбіновані зображення.
При кутовому розміщенні реквізитів емблема розташовується у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньому - посередині верхньої частини сторінки.
НАЗВА ОРГАНІЗАЦІЇ пишеться строго відповідно до назви, зареєстрованої в установчих документах: у статуті
підприємства чи в установчій угоді. Скорочене найменування вживається тільки в тому разі, коли воно офіційно зафіксоване у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.
ІНДЕКС ПІДПРИЄМСТВА ЗВ'ЯЗКУ, ПОШТОВА І ТЕЛЕГРАФНА АДРЕСА, НОМЕР ТЕЛЕТАЙПА, ТЕЛЕФОНУ, ФАКСУ, РОЗРАХУНКОВОГО РАХУНКА В БАНКУ оформляються відповідно до поштових правил.
Наприклад:
252053, Київ-53,
вул. Ю. Коцюбинського, 15
тел. 216-20-32; факс 214-16-25
На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Ці відомості потрібні для виконання розрахунково-грошових операцій та вивільнення від постійної інформації тексту документа. Наприклад:
Розрахунковий рахунок
№ 4276509 у Жовтневому УСБ
м. Києва, МФО 406632
НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА наводиться в усіх документах, крім листів, що сприяє прискореному сприйняттю змісту документа. Відповідно до найменувань виду документа робиться перелік необхідних для його оформлення реквізитів, визначаються структура тексту й особливості викладу, ступінь обов'язковості виконання його вимог. Назва виду документа зазначається на бланку друкарським або машинописним способом. Вона має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.
ДАТА. Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа,
що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.
ІНДЕКС. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереженість та контроль за виконанням. Індекс документа включає тричленне число з арабських цифр - по дві у кожному елементі: перший елемент – індекс структурного підрозділу, другий - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третій - порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: вхідний номер № 04-12/96
ПОСИЛАННЯ НА ІНДЕКС ТА ДАТУ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА. Цей реквізит включає дату й індекс, вказані в документі організацією, що уклала або видала документ, на якийь дається відповідь.
МІСЦЕ СКЛАДАННЯ АБО ВИДАННЯ. Цей реквізит включає назву міста чи іншого населеного пункту, де видається розпорядчий, організаційний чи колегіальний документ.
АДРЕСАТ. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування їх подаються у називному відмінку
ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадоними особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.
РЕЗОЛЮЦІЯ - це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.
ЗАГОЛОВОК до тексту документа, як усталено практикою, містить короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і містким, точно передавати зміст тексту.
ТЕКСТ документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
Оформлення ДОДАТКІВ ДО ДОКУМЕНТІВ. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа має відповідати назві самого додатка.
ПІДПИС. Засвідчення документів здійснюється шляхом підписання, затвердження їх та проставлення печатки. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їхньої компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.
ГРИФ ПОГОДЖЕННЯ ТА ВІЗИ. Коли виникає потреба в оцінці діяльності документа, в його обґрунтованості та у встановленні відповідності законодавству, здійснюється погодження проекту документа.
ПЕЧАТКА. Печатка ставиться на документах, які вимагають особливого засвідчення їхньої автентичності. Печатки можуть бути гербові та прості.
ВІДМІТКА ПРО ВИКОНАННЯ (ПРІЗВИЩЕ ВИКОНАВЦЯ ТА НОМЕР ЙОГО ТЕЛЕФОНУ). Відмітка про виконавця обов'язкова лише у вхідних документах (листах), довідках, висновках і т. ін.). Складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону, які ставляться в нижньому лівому куті зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.
ВІДМІТКА ПРО ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТА ТА НАПРАВЛЕННЯ ЙОГО ДО СПРАВИ. Цей реквізит має такі дані: - стислу довідку про виконання, коли бракує документа, який засвідчує це;
- слова "до справи" та номер справи, до якої має бути підшито документ (ця відмітка засвідчує, що роботу з документом закінчено);
- дату направлення документа до справи;
- підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
ВІДМІТКА ПРО ПЕРЕНЕСЕННЯ ДАНИХ НА МАШИННИЙ НОСІЙ ставиться на нижньому правому полі першого аркуша документа. Це - слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.
ВІДМІТКА ПРО НАДХОДЖЕННЯ. Відмітка складається із скороченої назви організації, що отримала документ, і дати його надходження. Відмітка про надходження робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа має, крім назви організації та дати надходження, індекс документа. Відмітка про надходження ставиться праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа. Для його штемпельного відбитка у правій частині нижнього поля першої сторінки документа формату А4 передбачено площу 16 х 41,6 мм, а формату А5 - 13 х 41,6
