Ознаки класифікації |
Групи документів |
За найменуванням |
Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін. |
За походженням |
Службові(офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності |
За місцем виникнення |
Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями. |
За призначенням |
Щодо особового складу(особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі. |
За напрямом |
Вхідні, вихідні |
За формою |
Стандартні(типові) й індивідуальні(нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами(типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви) |
За терміном виконання |
Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові Звичайні безстрокові – це такі, що виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення «дуже терміново». |
За ступенем гласності |
Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні. |
За стадіями створення |
Оригінали, копії. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія’’. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні. |
За складністю |
Прості, складі. Прості – відображають одне питання, складні - декілька |
За терміном зберігання |
Тимчасового (до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання |
За технікою відтворення |
Рукописні, відтворені механічним способом |
За носієм інформації |
На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті |