Класифікація документів
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності.
Види документів визначаються за кількома ознаками.
За змістом інформації: документи з адміністративних питань, бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних операцій та ін.
За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють, а особисті - від окремих громадян.
За стадіями створення розрізняють документи чорнові, оригінальні й копії. Рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, є чорновим. Документ є оригіналом, якщо відомості про автора, про час та місце його створення відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа - перший і єдиний його примірник. Він може бути розмножений копіями. У юридичному розумінні оригінал і копія рівнозначні. Копія є точним відтворенням оригіналу, має у верхньому правому куті позначку "Копія" і завіряється у певному порядку.
Розрізняють три різновиди копій: відпуск, витяг і дублікат.ьВідпуск - це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг - копія, що відтворює частину документа. Дублікат - другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу* Дублікат має однакову із справжнім документом юридичну силу.
За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні, для службового користування.
За строками зберігання документи поділяють на дві групи - постійного й тимчасового зберігання.
За призначенням розрізняють документи організаційні, інформаційні, розпорядчі, про особовий склад, обліково-фінансові, з господарсько-договірної, господарсько-претензійної та зовнішньоекономічної діяльності.
За юридичною силою розрізняють справжні і підроблені документи. Справжніми вважаються документи, видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил; підробленими, - реквізити або зміст яких не відповідають істинним. Справжні документи у свою чергу бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними, як такі, що з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення строку договору) Підробленими документи можуть вважатися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки.
За способом викладу ділові документи можна поділити на документи з високим рівнем стандартизації і низьким рівнем стандартизації. У документах із низьким рівнем стандартизації можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень) залежить від конкретного
змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування. У документах із високим рівнем стандартизації може бути передбачено не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей. Для таких у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.
