Документальная экспертиза - оценка экспертом товароведческих характеристик товаров, основанная на информации товаросопроводительных, технологических и других документов. Так же, как и ассортиментная, экспертиза документальная чаще всего используется как обязательный элемент других видов товароведческой экспертизы, поскольку эксперты обязательно проверяют соответствие количества, качества, наименование объекта экспертизы документальным данным. Самостоятельно документальная экспертиза применяется в случае отсутствия товара (например, вследствие его реализации, кражи, порчи, потери из-за непредвиденных обстоятельств: пожара, наводнения и т.п.), а также вследствие возникновения количественных и качественных потерь.
Во время проведения документальной экспертизы отсутствующего товара эксперт анализирует имеющиеся товаросопроводительные документы: накладные, сертификаты, качественные удостоверения, акты списания, эксплуатационные документы, а также пояснительные записки и доклады работников торговой организации, технические документы по контролю за температурно-влажностным режимом (графики, журналы и т.д. ), отчеты и другую внутреннюю документацию.
Анализируя документы, эксперт должен установить их подлинность по наличию печати торговой организации и подписей уполномоченных лиц, даты заполнения, необходимых реквизитов, проверить соответствие данных, указанных в разных ТСД (например, в товарно-транспортной накладной и сертификате и / или в удостоверении качества). Особое внимание обращается на наличие в документах различных исправлений и пометок. Такие поправки необходимо объяснять и заверять подписью ответственного лица.
Сложность документальной экспертизы заключается в том, что при отсутствии товара эксперту придется полагаться на достоверность данных в технических документах. Однако иногда и документы могут быть фальсифицированы (информационная фальсификация).
Результаты экспертизы зависят в таком случае от компетентности эксперта, его умение сопоставить данные различных товаросопроводительных документов, других документов внутренней отчетности с внешней информацией (справочными и научными данными, практическим опытом других торговых организаций и т.д.).
Документальная экспертиза связана с детальным изучением информации товаросопроводительных документов, других технических и учетных документов, их перекрестной проверкой и сравнением со справочными и научными данными.
