Диаграммы позволяют более наглядно выявить различные соотношения между данными.
При построении диаграммы значения каждой строки по умолчанию образуют ряд данных, а значения столбца – категорию. Значения каждой ячейки на диаграмме отображаются в виде маркера. В качестве имен категорий или рядов программа часто использует заголовки столбцов или строк данных. В легенде приводится описание рядов данных, что облегчает их идентификацию. Каждый ряд на диаграмме имеет определенный цвет или узор.
Всего имеется 14 стандартных типов диаграмм, в каждом из которых выделяют виды, а также нестандартные типы, содержащие дополнительные диаграммы с различными упрощениями.
Из стандартных типов в товароведно-экспертной области деятельности целесообразно использовать:
- гистограммы и линейчатые диаграммы (позволяют представить данные в виде столбцов);
- круговые и кольцевые диаграммы (первые могут отражать только один ряд данных, но те и другие отображают доли или процентное соотношение частей);
- графики и точечные диаграммы (удобны для статистических исследований и изучения временных рядов).
Диаграмма как объект имеет ряд элементов: название диаграммы, Область диаграммы, Область построения диаграммы, Оси и названия осей: Х (категорий) и Y (значений), Маркеры данных, Легенду.
Для создания диаграммы необходимо выделить диапазон, содержащий требуемые данные. Для выделения несмежных ячеек или несмежных диапазонов - использовать клавишу Ctrl. Если нужно включить в диаграмму название строк и столбцов, то их нужно включить их при выделении диапазона (в таком случае в соответствии с наименованиями, указанными в заголовках, на оси Х могут автоматически отразиться наименования категорий, а в легенде - соответствующие наименования рядов). Команда Вставка→Диаграмма (или кнопка Мастер диаграмм стандартной панели инструментов) открывает многошаговое диалоговое окно. Для перехода по шагам построения диаграммы выбирается кнопка Далее или Назад в соответствующем окне шага. Для того, чтобы применить диаграмму выбирают клавишу Готово.