Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.
За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.
У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:
Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.
Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).
Ще нижче посередині рядка пишеться слово "заява" з великої літери й не ставиться крапка.
З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.
Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.
У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності виставленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).
Заява пишеться від руки в одному примірнику.
