Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства. Документи класифікують:
1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.
2.За змістом і спеціалізацією: загальні, з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, з питань підготовки та розподілу кадрів тощо.
3.За призначенням: щодо особового складу, організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактові, довідково-інформаційні тощо.
4.За походженням: службові (офіційні), особисті (приватні)
5. За місцем укладення: внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено, зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.
6. За напрямком (спрямуванням): вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми), вихідні (адресовані за межі установи).
8. За ступенем складності: прості (односкладові) — відображають одне питання, факт, складні — відображають два й більше питань, фактів.
10. За терміном виконання:
— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги, термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо, дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання.
13. За технікою відтворення: рукописні, відтворені за допомогою технічних засобів.
14. За терміном зберігання:
— тимчасового зберігання (до 10 років);
— тривалого зберігання (понад 10 років);
— постійного зберігання.
Документи поділяються за призначенням та найменуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.
