Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Кожний документ має свій склад реквізитів, який залежить від виду документа, його змісту, призначення, способу оброблення. Усі реквізити мають постійне місце, що робить документи зручними для зорового сприймання і полегшує їх оброблення.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері стандартного формату (А4 або А5), називається формуляром. Формуляр — це модель, зразок побудови документів певного виду.
Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:
а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);
б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);
в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);
г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);
ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);
д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);
е) стандартизація тексту документа.
Текст документа може бути оформлено у вигляді:
- власне тексту;
- анкети (текст, що містить словесну/цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);
- таблиці.
Текст поділяють на абзаци — частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень. Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.
