Учетные регистры – сводные учётные документы, которые составляются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учёту первичных учётных документах.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (дисках, дискетах и т.д.).
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на: - бухгалтерские книги – сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с определенным набором граф (таблица), на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или иного уполномоченного лица; - кассовая книга не только нумеруется, но и прошивается шпагатом и скрепляется печатью; в зависимости от объема учетных записей в книге отводится одно или несколько страниц для того или иного счета; - книги применяются для аналитического и синтетического учета; - карточки – отдельные листы из плотной бумаги стандартного размера, хранятся в специальных ящиках – картотеках, разделителями совокупность карточек разбивается на определенные разделы. Карточки открываются на год. При открытии карточки регистрируются в реестре, где им присваивается порядковый номер. Наиболее распространенными являются три вида карточек: контокоррентные – имеют графы дебет и кредит, материальные – имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием количества и суммы, многоколонные – имеют несколько граф; - свободные листы (ведомости) – листы большего, чем карточки формата, хранятся в специальных папках – регистраторах, открывают их на месяц или квартал. Отдельные листы применяются для ведения журналов, ведомостей и машинограмм.
Форма регистра зависит от его назначения и характера учетных записей, определяется совокупностью и расположением реквизитов. Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Министерством Фиансов РФ и другими органами, которым федеральным законом предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, а также организациями самостоятельно при соблюдении ими общих методологических принципов ведения бухгалтерского учета. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Регистрация хозяйственных операций в учётных регистрах в хронологическом порядке- это регистрация в порядке их совершения по датам.
Систематическая регистрация хозяйственных операций в учётных регистрах - это запись операций по определенной системе на счетах бухгалтерского учёта.
По степени детализации информации ( по содержанию), содержащейся в учётных регистрах, регистры могут быть :
1) синтетическими – для отражения хозяйственных средств, их источников и хозяйственных процессов;
2) аналитическими – карточки аналитического учёта.
По форме учётные регистры могут быть :
1) двусторонними – запись хозяйственной операции отражается по дебету и кредиту соответствующих счетов;
2) односторонними - хозяйственная операция может быть отражена либо по дебету , либо по кредиту счета;
3) линейными – запись хозяйственной операции по дебету и кредиту счета отражается по одной строке;
4) шахматными- запись хозяйственной операции , при которой сумма, записанная один раз, будет отражена по дебету и кредиту соответствующих счетов.
