Тект документу повинен бути:
Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції, або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.
При оформленні службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною – підприємство, установа або організація.
Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу (основної частини), закінчення.
У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладання документа, викладається історія питання і т. ін.).
У доказі (основній частині) викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали).
У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.
Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення – поінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.
Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи – складним.
Залежно від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку – спочатку викладається закінчення, потім – доказ. Вступ у таких документах відсутній.
Отже, текст (лат. textum – "тканина", "сплетіння", "з'єднання") – це мовний витвір, що відзначається завершеністю, смисловою та змістовною цілісністю, який має структурну організацію (заголовок, речення, абзац) складових частин, об'єднаних різними типами зв'язку (лексичного, граматичного, логічного, стилістичного), і має певну цілеспрямованість.
^
