Реферат — це стислий виклад змісту первинного наукового документа з основними фактичними відомостями та висновками і без інтерпретації чи критики. При реферуванні здійснюється мікрозгортання інформації, і тому реферат більш повно розкриває зміст першоджерела, ніж інші продукти ана- літико-синтетичної обробки документів.
Ознайомлення з рефератами дає змогу оперативно одержати коротку інформацію про зміст первинних документів і завдяки цьому максимально правильно вирішити питання про необхідність використання їх. Інколи таке ознайомлення навіть замінює вивчення першоджерела, що особливо важливо, коли воно з якихось причин недоступне. Реферати також використовуються при формуванні бібліографічних і фактографічних пошукових масивів традиційних і автоматизованих ІПС.
Реферати часто розглядають як моделі первинних документів, оскільки вони не тільки передають зміст, а й зберігають читацьку спрямованість документа, який реферується.
Наприклад, реферат на опис винаходу якогось обладнання і реферат на методичний посібник про технологію використання цього ж обладнання обов’язково відрізняються, відображаючи відповідне читацьке і цільове призначення. Проте слід ураховувати, що читацька адреса реферата може бути ширшою, ніж першоджерела, оскільки з ним може знайомитися більш широке коло користувачів, хоча первинні документи і не є релевантними їхнім запитам. З іншого боку, реферат може задовольнити потреби користувача, який має більш вузькі запити. До того ж реферати задовольняють потреби індивідуальних користувачів і різноманітних інформаційних служб — органів НТІ, спеціальних бібліотек, патентних служб і т. ін.
Основною сферою складання рефератів виступає науково- технічна інформація. Саме органами НТІ різних рівнів створюються автоматизовані ІПС і традиційні картотеки, які містять реферати, публікуються реферативні видання тощо. Особливо важливу роль відіграють реферативні журнали. Тут публікується велика кількість рефератів вітчизняних і зарубіжних первинних документів певної тематики.
При використанні рефератів реалізується ціла низка різноманітних функцій. Основними функціями реферата вважаються такі: інформаційна, індикативна, пошукова, адресна, довідкова, науково-комунікативна, сигнальна, прогностична і функція індексування. Зрозуміла суть інформаційної функції — реферат містить цілісну, узагальнену інформацію про зміст первинного документа. Суть індикативної функції полягає в тому, що реферат дає користувачам інформацію про невідомі, але релевантні їхнім запитам документи, вказує на їхнє існування, характеризує певні їхні ознаки. Оскільки реферат є моделлю первинного документа, його можна розглядати як пошуковий образ цього документа і здійснювати бібліографічний пошук, тобто реферату притаманна пошукова функція. З пошуковою пов’язана адресна функція, яка виконується завдяки наявності в рефераті бібліографічного опису. Реферат містить конкретні фактичні відомості, тому за його допомогою можна одержати потрібну довідку. Так реалізується довідкова функція. Ознайомлення з рефератами з певної галузі знання, проблеми може допомогти одержати відомості про результати наукових досліджень, винаходи, про проблеми, над якими працюють учені, тощо, і це становить суть науково-ко- мунікативної функції. Сигнальна функція реалізується, коли реферат повідомляє про публікацію або надходження до фонду нових документів. Здійснивши аналіз за допомогою рефератів змісту основного потоку документів з певної галузі науки або галузі практичної діяльності, можна прогнозувати їхній подальший розвиток, виникнення нових проблем, напрямів досліджень тощо, тобто реферати виконують прогностичну функцію. У ході координатного індексування, як правило, ключові слова вибираються не з тексту первинного документа, а з тексту реферата, що дає змогу значно скоротити час і зусилля при індексуванні. На основі рефератів можна здійснювати систематизацію і предметизацію документів, але на практиці це застосовується доволі рідко.
Щоб повноцінно виконувати зазначені функції, реферат має відповідати певним вимогам, зокрема: повнота, об’єктивність, змістовність, стислість, зрозумілість. Це передбачає, що реферат має повно відобразити зміст документа, передати позицію його автора, однак, він має бути лаконічним, не подавати зайвої інформації, загальновідомих положень, має бути зрозумілою логіка викладу матеріалу автором, до того ж мова тексту реферата має бути доступною користувачам, “читабельною”.
