Индивид, попадая впервые в производственную, общественную или любую другую организацию, застает там уже сложившуюся сеть различного рода отношений и норм. Ему даны предписаний:
во-первых, ему предписывается определенная функция, носителем которой он отныне будет выступать;
во-вторых, ему предлагается определенный и также принятый до него и безотносительно к его личным особенностям режим исполнения этой функции;
в- третьих, для него предусмотрены также соответствующие нормы отношений с другими находящимися работниками – носителями своих функций;
в-четвёртых, его знакомят с принятыми нормами и критериями оценки его деятельности (вознаграждение, стимулирование, санкции и т. п.).
Таким образом, индивид оказывается включённым в сложную сеть заданных ему априорно отношений, представляющих собой официально установленную структуру статусов, программу деятельности и совокупность норм и правил, предписанных данной социальной организацией. Такого рода систему отношений в социологии управления принято называть формальной организационной деятельностью.
Формальная организационная деятельность включает в себя ряд элементов, из которых следует выделить основные.
Первый из них – разделение труда, возникающее как результат необходимой в современном обществе глубокой специализации. Разделение труда в организации выступает в виде должностей, каждая из которых дополняет другую таким образом, что все функциональные задачи оказываются распределенными между членами организации, не дублируясь в идеале, даже у двух из них.
Формальная организационная деятельность включает в себя также и систему коммуникаций, образующих каналы организационных связей. Эти каналы обеспечивают прохождение деловой информации; они являются также средством служебного общения.
Далее – это различного рода регуляторы, нормирующие и планирующие деятельность данной социальной организации. К ним относятся принятые нормы и образцы служебного поведения, программы деятельности, принципы и формы вознаграждения, стимулирования и принуждения. Цели их – координация различных организационных функций, подразделений и подчинение их общим задачам.
Необходимо отметить и важные особенности формальной организационной деятельности в целом. Прежде всего, она рациональна, то есть в её основе лежит принцип целесообразности, сознательного движения к известной цели. В системе формальной организационной деятельности нет места специфическим особенностям её членов как личностей, в ней не предусмотрены никакие другие отношения между индивидами, кроме служебных, никакие другие цели, кроме функциональных. Таким образом, она еще и намеренно одномерна.
Говоря далее о структуре формальной организационной деятельности, следует отметить, что сложные социальные организации включают, как правило, не один её тип. Типы структуры предприятия:
- Линейная организация, то есть система вертикальной зависимости, объединяющая ряд служебных позиций сверху донизу таким образом, что каждое организационное подразделение находится между двумя другими – выше- и нижестоящими, а руководство каждым из этих подразделений сосредоточено в одном лице.
- Функциональная организация, в соответствии с которой руководство распределяется между рядом лиц, специализированных на определенных функциях (по контролю за качеством, снабжению, координации и т. д.).
- Штабная организация, характеризующаяся наличием штаба советников, экспертов, помощников, не включенных в общую систему линейной зависимости.
Задачи формальной организационной деятельности:
1. Прежде всего, она обеспечивает повышение эффективности за счёт известного ограничения разнообразия в деятельности организации, поскольку её программа предлагает для достижения обозначенных целей определенные образцы, нормы поведения, закреплённые, как отмечалось выше, предшествующим опытом и авторитетом.
2. Другая функциональная задача формальной организационной деятельности – предвидение, которое проявляется уже в самом наличии в формально-организационной программе долгосрочных целей, последовательности решения задач, заранее установленных и длительно функционирующих образцов деятельности и т. д.
3. Следует также отметить значение всеобщей координации, которую формальная организация осуществляет посредством такого объединения людей, когда они образуют некоторую новую целостность, функционирующую как единый организм.
4. Однако самая главная функция формальной организационной деятельности заключается в соединении людей со средствами и целями общественного труда.
Формализация организационной деятельности – основной, доминирующий способ организованности в социальных организациях.
Ограниченность формализации в организационной деятельности заключается прежде всего в объективных границах формализации организационного порядка.
Формализация организационной деятельности предстаёт как совершенная система рационального разделения и предельной стандартизации деятельности что является верным залогом её эффективности.
Определяя рамки желательного поведения, руководители одновременно дают представление и о минимуме этого поведения, то есть позволяют исполнителям работать на низшем уровне. В соединении с нежеланием, незнанием или низким уровнем усвоения организационных целей низовыми звеньями растет расхождение между намеченными целями организации и достигнутыми результатами. Таким образом, внутренне стабилизирующий эффект, достигаемый с помощью системы формальных правил на уровне подразделения, ослабевает в более широких организационных масштабах.
На протяжении многих лет формализация считается главным средством рационализации отношений внутри организационных систем. И не без оснований. Но вот постепенно стало ясно, что возможности формализации не беспредельны. И, более того, на каком-то этапе она, хотя и возможна, то теряет свою рациональность. Формализация организационной деятельности обнаружила свои границы.
Эти границы возникают, прежде всего, из самой специфики социальной организации по сравнению, скажем, с организацией неживых объектов. Именно природа социальной организации является источником непредвиденных последствий применения формальной программы.
Формализация организационной деятельности в принципе неспособна охватить все аспекты социальной среды. Таким образом, она не может быть абсолютно совершенной, и возможность отклонения от программы, деформации заложена в её природе. Это означает, что граница формализации уже в ней самой.
Таким образом, исследователи приходят к выводу, что формализация организационной деятельности – это лишь частичная организация социальной системы. Во-первых, формализация сама по себе отнюдь не всегда рациональна, т.е. обладает не только функциональными, но и дисфункциональными свойствами. Во-вторых, некоторые стороны: элементы социальной среды не могут быть формализованы в принципе. Другими словами, здесь выступают такие границы формализации, которые заложены в самой природе социальной организации и составляют исключительную ее специфику.
