Управление пользуется разными способами "ухода" от сложности организаций. Применительно к социальным организациям больше других применяется такой метод преодоления их сложности, как формализация. Понятие формализации мы будем употреблять в онтологическом смысле, т.е. как закрепление объективных элементов социальной действительности в единых образцах. В таком случае формализация не выходит за рамки содержания объекта, оперирует материалом самой действительности и тождественна стандартизации поведения.
Значительно большая доля организованности здесь является результатом сознательного планирования, которое ведется по разным направлениям. К таким направлениям формализации относятся:
- административно-правовое, определяющее статус и компетенцию как всей организации, так и различных ее частей, правовое положение работника и общие вопросы подбора и расстановки кадров, способы контроля и отчетности и т. п.;
- экономическое, определяющее плановые, стоимостные и др. показатели, финансовые средства, коммерческие связи, средства стимулирования и т. д.;
- технологическое, определяющее последовательность и ритм трудового процесса, вооруженность средствами труда, пространственное размещение работников и их связи, содержание и интенсивность труда, материальную среду труда и т. д.;
- логико-системное, определяющее рациональность и эффективность построения организации как системы, ее коммуникационные, операциональные возможности, информационные потоки и процессы принятия решений и т. д.
- оперативно-управленческое, определяющее методы воздействия на поведение организации и ее членов (посредством текущих распоряжений о расстановке работников, поощрений и проч.);
- социокультурное, включающее принятые в данной среде нормы поведения и взаимоотношений;
- психологическое, отражающее в структуре организации особенность мышления ее создателей и управляющих (ориентации, ценности, представления, стереотипы, традиции, знание и т. д.), которые так или иначе объективируются в "веществе" организации.
Каждый из этих факторов вносит свой элемент организованности. Все же вместе они создают формализованную часть организации, состоящую из функций – предписанных работнику обязанностей, задач, полномочий; регуляторов - нормативов служебного поведения, средств контроля, стимулов, связей - иерархической системы должностей и функциональных зависимостей.
Формализация здесь выступает в виде сознательно задаваемых постоянных образцов поведения (статус, режим, связи и т. д.) и в качестве элементов организованности. Этим способом социальная организация строится как безличная структура. Важнейшим признаком этого способа организованности служит договорное, документальное закрепление таких функций, регуляторов, связей в единой системе правовых, технологических, экономических и других норм.
Социальная организация не может существовать и функционировать без организационного порядка, то есть системы норм, которые задаются этой организации в качестве постоянных образцов, стандартов деятельности. Для придания стандарту большей однозначности он закрепляется в формулировке, нередко официальной. В формулировке определяются место и вклад каждого из этих образцов деятельности в процессе движения к установленному результату. Основной принцип отбора этих образцов – выделение из различных действий, норм того, что можно назвать "чистой целесообразностью", то есть элементов исключительно функциональных, "работающих" только в направлении общей цели. Такая целесообразность является здесь синонимом рациональности – как в смысле осознанности, так и в смысле экономичности, эффективности.
Таким образом, получается, что главный признак формального – это запрограммированность, предварительная определенность организационных норм и действий.
Существуют два пути формализации социальных систем. Первый – это легализация естественно сложившегося состояния, основанная на осмыслении предшествующего опыта. При этом анализ сложившейся практики функциональных отношений приводит к поиску и вычленению из них наиболее повторяющихся, постоянных, непреходящих элементов. Их совокупность даёт возможность выстроить их в последовательность, моделирующую реальный производственный процесс. Эта модель выступает далее уже как осознанная программа последующей деятельности. Формальная организация здесь как бы выводится из опыта. Такого рода формализацию можно назвать "рефлексивной".
Второй путь формализации – это "конструирование" социальной организации. В этом случае создание программы предшествует формированию организации. Например, создание нового предприятия предполагает предварительную разработку специального проекта, плана работы и т. д., в соответствии с которыми организуются его техническая и социальная структуры. Определим это как "конструкторский" способ формализации. Прошлый опыт, разумеется, здесь также присутствует, но лишь как прецедент, урок. Такого рода построение организации состоит уже не столько в "открытии", выделении ее норм, сколько в производстве этих норм, производстве организационного порядка.
Формализация, это есть задавание образцов, программирование, естественно, что означает сужение диапазона выбора, ограничение, даже подчинение субъективной воли участника организации безличному порядку. Однако, с другой стороны, это неизбежная форма стабилизации всякой совместной деятельности. Программа деятельности планируется как кратчайший путь движения к заданной цели.
Вместе с тем, таких атрибутов формальной организации деятельности, как рациональность, оптимальность, оказывается далеко не всегда достаточно для обеспечения необходимой приверженности ей включённых в неё индивидов. В этом случае авторитет ей придают её признание, узаконенность, иначе говоря, она становится официальной. Таким образом, официальное не тождественно формальному, а является одним из атрибутов его. Формальная организация деятельности может быть (а обычно и является) официальной, то есть узаконенной и признанной более широкой институциональной системой. В то же время официальные отношения – отношения "от имени" – могут и не быть предусмотрены программой; с другой стороны, не все запрограммированное, т.е. формальное, осуществляется официально. Следовательно, эти понятия не совпадают.
Однако, несомненно, что любая организационная деятельность не исчерпывается её формальностью, хотя и определяется ею. Социальная организация всегда сложнее своей функциональной программы. Наряду с формальным типом организационной деятельности, складывается и функционирует система незапрограммированных, спонтанно возникших связей, т.е. иной, отличный от предыдущего способ социальной упорядоченности, организованности. Это – неформальная деятельность в организации. В качестве неформальных здесь будут пониматься организационные связи и процессы, незапланированные программой деятельности организации, самопроизвольно, непреднамеренно возникшие. Появление их более или менее связано с существованием и деятельностью формальной организационной деятельностью, даже если эта связь не является определяющей, а играет лишь роль благоприятствующих условий. Но пока важно подчеркнуть одно: неформальное – это явление в социальной организации, стоящее вне организационной формальной программы.
