У ділових паперах доводиться мати справу зі значною кількістю числових назв. Існують певні правила їх оформлення.
1. Простий кількісний числівник, який називає однозначне число (без вказівки на одиницю виміру) , записується словами, а не цифрами: комісія у складі трьох осіб; студентів повинно бути не більше чотирьох.
Так само записуються однозначні числівники, якими позначаються часові межі : випробування будуть тривати два – три місяці ; за два місяці до закінчення терміну ді ї контракту.Якщо однозначне число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифрами: продано 20 центнерів цукру; 40 гектарів землі.
Дата записується такими способами, наприклад: З 12 вересня 2005 року або з 12.09.05, або все словами. Навчальні й фінансові роки мають такий зразок запису: у 2005/06 навчальному році .
2. Складні й складені числівники записуються цифрами, крім тих випадків, коли ними починаються речення: Було заплановано 12 виступів; Дванадцять виступів було заплановано на завтра.
3. Цілі числа, які виражаються кількома знаками, прийнято записувати, розбиваючи їх на класи за допомогою пропусків, наприклад: 8 789 563. У числах, що позначають номери (марки машин, механізмів) , цифри на класи не розбивають, наприклад: р/р № 1234567859.
4. Порядковий числівник, що передається арабськими цифрами, вводиться в текст з відмінковими закінченнями (вироби 1-го сорту; радіоприймач 2-го класу) . Якщо кілька (більше двох) порядкових
числівників стоять поруч, відмінкове закінчення вживається лише один раз (курсанти 1, 2, 3-го курсів) . Числівники не мають відмінкових закінчень, якщо вони стоять після іменників (малюнок 2, у кресленні 4, на с. 43) , а також у датах (24 серпня 1991р.) .
5. Деякі порядкові числівники для розрізнення позначаються в документах за допомогою римських цифр. Після римських цифр відмінкове закінчення не вводиться (назви місяців, кварталів) . Наприклад: 98По середніх школах пройшов набір учнів до Х – XІІ класів; У ІІ І кварталі недовиконання становить 25 процентів.
6. Складні слова, де перша частина позначається цифрою, записується в документаці ї комбіновано: 40-процентний , 12-томний, 70-річний. Другу частину таких назв дозволяється скорочувати, якщо це одиниця виміру: 60 км, 500 м. Одиниці виміру при числівниках, що позначають межу чогось, пишуться тільки раз: 20 – 30 шт. , або від 20 до 30 км.Якщо у тексті документа наводиться ряд числових значень величини, вираженої однією і тією ж одиницею виміру, то ця одиниця виміру вказується тільки після останньої цифри: 20; 40; 50 кг або 20×30×40 см або 8.0, 8.5, 12.5 мм.
7. Окремі види інформаці ї передаються у вигляді змішаного запису, що складається з цифр і слів (можна 473 000, а можна 473 тис. ; можна 1 000 000, 1 млн. чи 10 у 5 степені) . Словесно-цифровий запис не лише дає можливість скорочувати написання великих і малих чисел, а й значно полегшує їх сприймання.
8. У діловому стилі приблизна кількість відтворюється дуже обмеженим числом зворотів: понад, до, зверх, більше (більш) , менше (менш) : до вересня 2005 року.
9. Широко вживані в офіційно-діловому стилі дробові числівники, які у розмовному мовленні мають таку відтворюваність:
- якщо ціла величина або чисельник позначається числами два, три, чотири, то ціла величина і знаменник матимуть закінчення -і: 2 3/7 – дві цілі три сьомі ; 4 2/5 – чотири цілі дві п’яті , 3 4/9 – три цілі чотири дев’яті;
- якщо ціла величина або чисельник позначаються іншими числами, то ціла величина і знаменник матимуть закінчення –их: 15 6/7 – п’ятнадцять цілих шість сьомих, 98 7/9 – дев’яносто вісім цілих сім дев’ятих.
10. Збірні числівники поєднуються:
- з іменниками чоловічого роду: четверо студентів, п’ятеро громадян;
- з особовими займенниками ми, ви, вони: їх було восьмеро, нас було двоє.
- з множинними іменниками: двоє дверей, троє окулярів.
Не сполучаються із збірними числівниками іменники на позначення високих та офіційних посад: сполучення на зразок п’ятеро президентів, троє міністрів, двоє маршалів вважаються усно-розмовними.Цифровий запис дає можливість скорочувати словесну інформацію і є цілком нормативним там, де не вимагається особливої точності чи певної урочистості .
11. Словесний запис цифрової інформаці ї зберігається у дипломатичному різновиді офіційно-ділового стилю, а також подекуди в інших різновидах там, де вимагається дотримання особливої точності . Наприклад: Конвенція укладена в Гаазі вісімнадцятого жовтня тисяча дев’ятсот сьомого року, в одному примірнику.
12. Грошові суми пишуться так: спочатку сума вказується цифрами, а в дужках – словами, наприклад: у розмірі 25 600 (двадцять п’ять тисяч шістсот) грн. ; 578 (п’ятсот сімдесят вісім) грн.
