Офіційно-діловий   стиль   відзначається   від   інших   високим   рівнем стандартизованості , що виявляється як у складанні текстів, так і в їхньому оформленні .  Для документаці ї  найважливішим є вміння організувати виклад матеріалу так, щоб у невеликому за обсягом документі укласти максимум потрібної   інформаці ї .

Існує цілий ряд ситуацій, для яких можна використати готові словесні формули (ми, що нижче підписалися; вжити суворих заходів; винести догану та  ін. ) .

Кожен текст, складений у діловому стилі , повинен бути стандартним (або типовим) та інформативним. Виклад інформаці ї у діловому тексті робиться відповідно до таких принципів:

-  об'єктивність змісту;

-  повнота  інформаці ї  у стислій формі ;

- логічність і послідовність (вступ – викладається суть питання, історія питання;  доказ – пояснення,  докази,  міркування;  закінчення – мета,  заради якої  складено документ) ;

-  обґрунтованість;

- нейтральний тон. Цей принцип дотримується завдяки використанню слів,   позбавлених   емоційних   відтінків:   безособових   дієслів   (взято,  прийнято, розглянуто, укладено) , назв осіб за їх функцією (позивач,  відповідач,   замовник,   виконавець) ,   віддієслівні   іменники   (розподіл,  використання,  дотримання)  та  ін.

Стандартизовані одиниці ділового стилю відіграють у ньому приблизно таку ж роль, як терміни у науковому стилі . За ними, як і за термінами, закріплюється певна «ділянка» змісту, і діють ці одиниці в досить вузькому діапазоні ,  обслуговуючи лише певну кількість виробничих ситуацій. Під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень.

Усі   ділові   папери   за   ступенем  стандартизаці ї   (способом  викладу матеріалу) можна умовно поділити на дві категорі ї : документи з високим рівнем стандартизаці ї   і  документи з низьким рівнем стандартизаці ї .Документи   з  високим  рівнем  стандартизаці ї  складаються   за встановленою   формою.   У   цих   документах   передбачено   не   тільки формуляр,   а  і   словосполучення,  якими має  користуватися  той,   хто заповнює   бланк,   за   винятком   цілком   конкретних   індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження, атестат,  диплом,  паспорт,  довідка,  перепустка  і  под.) .

В  установах,   де  функціонує   багато   документів   з   повторюваністю інформаці ї , як правило застосовуються бланки з трафаретним текстом. Трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформаці ї групи документів   з   пропусками  для   подальшого   заповнення  конкретними даними.

У документах   з  низьким рівнем стандартизаці ї  добір  слів  та словосполучень у кожному окремому випадку залежить від конкретних ситуацій,   обставин  та  змісту  документа.  Для цих документів   важко передбачити бланк  (біографія,  доручення,  звіт,  характеристика тощо) .

За  способом  викладу  документи  з  низьким рівнем  стандартизаці ї прийнято поділяти на:  розповіді ,  описи,  міркування. У  розповіді  йдеться про поді ї ,  явища,  факти у тій хронологічній послідовності ,   у   якій   вони   відбувалися   у   дійсності   (автобіографія, пояснювальна  і  доповідна записка,  протокол тощо) .Наприклад:  «Я, Степаненко Борис Васильович, народився 10.08.64 року у м.  Вільнянськ   Запорізької  області  у сім’ ї  робітників.З 1971 по 1981 рік навчався у Вільнянській середній школі  № 3»  і  т.д.В  описі  подається   характеристика   явища,   поді ї ,   предмета, властивостей,  особливостей,  рис,  проявів,  ді ї  особи чи факту у формі переліку його ознак (акт, наказ, розпорядження, постанова, звіт та под. ) У цьому   типі   викладу  можна   виділити   окремі   елементи,   уривки,  що розкривають ті чи інші сторони об’єкта. Такі елементи конкретизують і обґрунтовують загальну характеристику,  наприклад:

«Керівництвом   факультету   проводилася   значна   робота   з поліпшення організаці ї праці студентів на полях агрофірми «Авангард».  Було   створено   кілька   секторів   з   питань   праці  та   відпочинку,  налагоджена   доставка   студентів   до  місця   роботи,   організовано покращене харчування студентів»  і  т.д.

У цьому прикладі (зі звіту) загальне положення «робота з поліпшення організаці ї праці тудентів…» обґрунтовується конкретними фактами, що вказують, на те, яких саме заходів ужито  керівництвом факультету для удосконалення організаці ї  праці  студентів.Дуже   поширеним   способом   икладу   є  міркування  (роздум) . Міркування  –  це спосіб викладу,  у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісність явища і , як правило, доводять якесь положення (тезу) , наприклад:  «У зв'язку   з   несприятливими   погодними   умовами,   хворобою  значної  кількості   робітників,   недопостачанням   будівельних   матеріалів,  будівельне управління №5 не впоралося з виробничою програмою ІУ кварталу 2005 р.»

Легко помітити, що цей роздум ґрунтується на причинно-наслідкових зв'язках між явищами  і  фактами.  Але у текстах багатьох документів використовуються   й   інші   види  міркувань   (наприклад:   порівняння   і зіставлення фактів,  явищ,  подій,  предметів) .Розрізняють  два основні   види доказів  –  дедуктивний,  коли думка розкривається від загального до часткового,  та  індуктивний,  у якому думка спрямована   від   окремих  фактів   до   загального.  Дедуктивний  метод доведення покладено в основу такого міркування: «Міський автобусний транспорт поки що працює  незадовільно.  Автобуси  виходять  на маршрути  із запізненням,  порушується графік  їх прибуття на зупинки» ( із службової  записки) .

Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтованими   і   правдивими   доказами   (службові   записки,   відгуки, рецензі ї ,  висновки  і  под.) .Серед причин, які виправдовують стандартизацію ділового тексту слід назвати:

1. Правову   точку   зору,   адже   переважна   більшість   службових документів оформляється від  імені  підприємств,  організацій,  установ (не випадково вони пишуться від ІІ І, а не від І особи) , що робить документ нейтральним.

2. Зі  стандартним текстом значно легше працювати,  такий текст сприймається у декілька разів швидше, ніж нестандартний, отже стандартизація ділових текстів ще й   економічно вигідна.

3. Стандартизація текстів документів сприяє скороченню надлишкової інформаці ї ,  отже підвищує загальну культуру ділового мовлення.Існують   випадки,   коли  службова   особа   свідомо   відмовляється   від стандартного викладу в документі .  Це означає,  що цьому документу надається   особливе   значення.   Наприклад,   неприємне   враження справляють трафаретні тексти подяк, поздоровлень зі святом та ін. Тут потрібно застосовувати нестандартний текст, який зберігає життєву силу документа.