Ділові папери розрізняються між собою за структурою, призначенням. Тому існує потреба класифікувати їх. Класифікація документів – це розподіл усіх документів за певними ознаками на справи. Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:
1. За найменуванням (назвою) розрізняють: заява, автобіографія, довідка, скарга і т.д. Однак, не завжди доцільно виділяти документи за цією ознакою, оскільки є документи з однаковою назвою, але різні за змістом; за змістом такі документи відносяться до різних груп.
2. За змістом і призначенням: організаційні (інструкція, положення, статут, правила) , розпорядчі (вказівка, наказ, постанова, розпорядження) , інформаційні (анотація, відгук, рецензія, довідка, звіт, протокол, оголошення) , кадрові або щодо особового складу (автобіографія, заява, скарга, характеристика) , обліково-фінансові документи (акт, доручення, розписка, список) , господарсько-договірні документи (договір, трудова угода) .
3. За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті (приватні) . Службові створюються організацією чи службовою особою; особисті – засвідчують особу або ї ї права, обов’язки, службовий або соціальний стан (скарга, посвідчення, трудова книжка, оголошення) . 4. За напрямом документи поділяються на вхідні (що надійшли для розгляду й виконання) і вихідні (що надсилаються в інші установи, організаці ї) .
5. За способом виготовлення документи бувають типові , трафаретні й індивідуальні. Типові – це документи, які мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й за суворо обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкці ї , типові положення) .Трафаретні – частина тексту надрукована на бланку, інша частина заповнюється у процесі складання документа. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви, доповідні записки) .
6. За терміном (строком) виконання: звичайні (безстрокові ) – документи, термін розгляду яких визначено чинним законодавством, адміністрацією; термінові – виконуються терміново або у строк, спеціально визначений законом, керівником; до них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма) ; дуже термінові – належать документи, які мають позначення «дуже терміново».
7. За ступенем гласності документи поділяються на звичайні (несекретні ) , для службового користування (ДСК) , секретні (таємні) , цілком секретні (цілком таємні) . Секретні документи мають позначку «Секретно» або ДСК. Розголошення змісту таких документів або їх втрата призводять до кримінальної відповідальності .8. За стадіями створення розрізняють оригінали, копі ї (витяг (виписка) , відпуск, дублікат). Оригінал – це основний вид документа, перший, належним чином оформлений примірник документа. Копія – це точне відтворення оригіналу. Копія і оригінал мають однакову юридичну силу. Обов’язкова помітка «Копія» (праворуч) . Різновиди копій: відпуск – повна копія відправленого оригіналу; витяг – копія, що відтворює частину документа; дублікат – другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. Обов’язкова помітка «Дублікат». Юридично оригінал і дублікат рівноцінні .
9. За ступенем складності документи поділяються на прості (викладено одне питання) і складні (два і більше питань) .10. За терміном (строком) зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) , тимчасового (до 10 років) зберігання.
11. За структурними ознаками (за формою): стандартні (документи, в яких може бути передбачено не лише формуляр, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей) і нестандартні (документи, у яких можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості , а спосіб викладу залежить від конкретного змісту, ситуаці ї та обставин ділового спілкування) .
12. За способом фіксаці ї: письмові , графічні (малюнки, схеми, плани) , фото- , кіно- , фонодокументи.
13. За місцем виготовлення (укладання) і появи: внутрішні – створюються всередині організаці ї , підприємства і тут же функціонують; зовнішні – що надійшли від інших установ чи надіслані в інші установи, організаці ї .
14. За технікою відтворення документи можуть бути рукописні та відтворені механічним способом.
15. За юридичною силою: справжні (документи, видані в установленому законом порядку; розрізняють: дійсні – що мають на даний момент юридичну силу і недійсні – що з якихось причин втратили ї ї , наприклад, через закінчення строку договору) і підроблені (у зміст документа вносять неправдиві відомості , роблять виправлення тощо) .
