Словники констатують значення терміна «документ» майже однаково, але,  зазначимо,  що не кожен матеріальний об’єкт, у якому міститься та чи інша  інформація може бути документом.  Отже,  документ – це закріплена на папері чи спеціальному матеріалі інформація про факти,  події ,  явища дійсності ,   діяльність   людини   за   визначеним   стандартом   чи відповідною формою з дотриманням всіх норм чинного законодавства. 

Тільки   у   такому   випадку   закріплена     інформація   набуває   статусу документа.Найголовніші  функці ї ,  які  виділяють документ у потоці   інформаці ї полягають у тому,  що він:

  -  має правове й господарське значення,  зокрема, може служити писемним доказом, а також бути джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру (правова функція) ;

- дає можливість відтворювати факти діяльності установи, організаці ї чи підприємства (управлінська функція) ;

- дає можливість відтворити   інформацію з архівних справ, що має значення для поточної  роботи  і  для  історі ї  ( історична функція) ;

-  дає право  ідентифікаці ї  особи серед  інших осіб  ( ідентифікаційна функція) .

Будь-який   документ   –   це,   насамперед,   носій   інформаці ї ,   і   це найважливіша його властивість. Кожен документ має конкретну схему побудови, виконує тільки йому властиву  функцію.  Однак,   всі   документи  укладаються   відповідно   до офіційно закріплених чи узаконених правил, традицій. У зв’язку з цим, до якого б із підстилів офіційно-ділового стилю вони не належали, ділові папери повинні  відповідати таким конкретним вимогам:

Документ повинен видаватися  уповноваженим органом або особою відповідно до  їхньої  компетенції

2.   Документ   не   повинен   суперечити   чинному   законодавству   і директивним вказівкам керівних органів.

3. Документ повинен бути достовірним, базуватися на фактах і містити конкретні  пропозиці ї  або вказівки.

4. Документ повинен відповідати своєму призначенню й укладатися за встановленою формою.

5.  Документ має бути бездоганно відредагований  і  оформлений. Крім   названих   вимог,   під   час   укладання   документів   необхідно дотримуватися основних принципів стилю  і  мови ділових паперів:

-  дотримання норм літературної  мови взагалі   і  норм стилю зокрема;

-  уніфікація ділової  мови;

-  стислість текстів через використання простих речень,  введення мовних кліше,  зворотів,  абревіатур  і  т.   ін.

Усе назване робить документ зручним в обробці ,  дає можливість швидше  і  продуктивніше використовувати  інформацію з найменшими затратами часу та енергі ї .  У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються   текстові   документи,   інформація   яких   фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом. Оформляються документи на папері , фотоплівці , на магнітній та перфострічці , дискеті , компакт-диску, перфокарті (картка з цупкого картону для записування (кодування) інформаці ї пробиванням отворів або вирізуванням ділянок за певною системою). Діяльність зі  створення документів та організація роботи з ними у процесі  управлінських дій називається діловодством (справочинством) .