Обычно делегация каждого государства состоит из аккредитованных представителей, необходимого числа их заместителей, а также советников и экспертов.
Каждая делегация, как правило, представляет одно государство.
Руководящих должностных лиц избирают из состава делегаций. Обычно избираются: председатель, заместители председателя, генеральный докладчик; председатель, заместители председателя и докладчик каждого комитета; председатель редакционного комитета, а также другие должностные лица.
Правила процедуры современных межправительственных конференций содержат также нормы, относящиеся к созданию и деятельности рабочих органов. Основная дискуссия проходит на пленарных заседаниях, являющихся высшим органом конференции, и в комитетах, создаваемых применительно к рассматриваемым вопросам повестки дня.
Конференции считаются законченными, когда достигается цель их работы в виде заключения тех или иных соглашений или после того, как участники переговоров приходят к выводу о невозможности соглашения из-за непримиримости точек зрения представленных государств. Окончание конференции обычно оформляется заключительным актом или протоколом, подписанным всеми участниками. Существуют и другие формы, например, декларации, заявления.
Результаты работы успешно завершившейся межправительственной конференции выражаются в актах с различным правовым значением, имеющих самые разнообразные наименования.
Заключительными актами чаще называются документы, содержащие основные, характеризующие конференцию факты. Акты конференции, которые, как правило, нацелены на создание норм международного права, все чаще именуются конвенциями, а те, которые содержат рекомендации государствам или межправительственным организациям – резолюциями.
