По функциям этапы предпринимательской деятельности можно классифицировать как этап установления целей, планирования, организации,контроля и ревизии, отчёта, представительский и аналитический.
Установление целей – это выбор ряда целей, внутренние их согласование, уточнение, путем привязки к ресурсам, сопоставление, текущий контроль и корректировка.
При этом предполагается разбивка основной цели деятельности на промежуточные и подцели. Разработка промежуточных целей и подцелей проводится таким образом, чтобы достижение подцелей создавало базу для достижения промежуточных целей, а достижение промежуточных целей- основной цели.
Планирование – это разработка последовательности и содержания работ, удовлетворяющих достижению цели предпринимателя.
Планирование применяется для всех видов целей и прежде всего согласования по времени и ресурсам проводимых работ.
Перечень работ, подлежащих планированию вытекает из предмета деятельности.
В виду большой роли, которую играет планирование в принятии оптимальных решений, а также ввиду многообразия характеров личностей предпринимателей, принимающих участие в планировании, эта область управления предприятием или фирмой рассматривается как одна из наиболее важных.
Планирование служит для подготовки и принятия решений. Поэтому оно представляет собой организованное продумывание решений с учётом всех внешних и внутренних факторов в противоположность спонтанному, ситуативному принятию решений. Противоположностью планирования является импровизация. При импровизации решения принимаются после поступления некоторого ряда данных с которыми должен согласовать свои действия предприниматель.
Таким образом планирование есть систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях путем целенаправленной сравнительной оценки различных альтернативных действий в окружающей среде. При таком процессе извлечения, анализа и обработки информации различные возможности и последовательности действий должны выявляться до того, как принятое решение будет осуществлено.
Процессы планирования и импровизации решений можно проиллюстрировать с
Таким образом, планирование есть составная часть рационального образа действий в соответствии со следующей схемой: планирование-принятие решения-реализация-контроль.
Однако спланировать все случаи принятия решений не всегда представляется возможным, да и рациональным. Причиной тому в одних случаях являются высокие затраты на планирование, а в других недостаток информации. В таких случаях приходится вступать на путь импровизации и учитывать уже возникшие обстоятельства. В таких случаях долевое соотношение между спланированным и импровизированным решениями зависит от таких личных качеств предпринимателя как уровень специальных знаний, склонность к риску и др.
Строгих математических методов планирования предпринимательской деятельности в настоящее время не существует. Искусство предпринимателя состоит в том, чтобы определить наиболее важный участок планирования, максимально учесть все внутренние и внешние факторы и провести его в случае необходимости с привлечением специалистов.
Организация предпринимательской деятельности –это разработка системы руководства осуществлением работ.
Необходимое условие для проведения организационного этапа предпринимательской деятельности - завершение этапов установления целей и планирования, т.к. информация полученная на них служит базой для организация деятельности предпринимателя.
Конечными целями организационного этапа являются:
- создание организационной структуры предприятия (фирмы);
- создание оптимальных условий протекания технологического процесса;
- формирование системы обеспечения информацией всех участников процесса.
Поэтому выполнение данного этапа исключает дополнительные экономические потери, улучшает климат в коллективе, стимулирует творчество. Решение этих задач подвластно предпринимателям, вкладывающим в организацию свои замыслы, знание и опыт.
Практика организации бизнеса в развитых странах подтверждает важность данного этапа для всех фирм различного масштаба деятельности. Поэтому для крупных предприятий необходимо иметь штатных специалистов (отделы) по организации производства, для средних – специалистов на условиях совмещения должностей, а для мелких-консультантов.
В свою очередь организационный этап бизнеса состоит из следующих основных подэтапов:
- анализ задач деятельности;
- формирование должностей и подразделений;
- руководство подразделениями;
- организация производственного процесса.
Установление целей, планирование и организация являются базисом для воплощения замыслов предпринимателя. Однако этого недостаточно . Причиной тому является нестабильность производственного процесса и ситуации, ошибки на предыдущих этапах, изменение внешних и внутренних условий деятельности. Поэтому необходим контроль продвижения к поставленным целям, сравнение достигнутых результатов с запланированными и их анализ.
Контроль – это систематическое наблюдение за состоянием процесса деятельности. Контроль необходим практически на всех этапах предпринимательской деятельности. Основным является контроль производственной деятельности. При этом ведущими подконтрольными сферамиявляются:
- загруженность рабочих мест и производительность работников;
- загрузка оборудования, его техническое состояние, использование помещений и площадей;
- запасы сырья, материалов и комплектующих изделий;
- качество производимого продукта и услуг;
- сроки выполнения работ.
Перечень контролируемых показателей по каждой из сфер определяется во-первых затратами на контроль, а во-вторых общим состоянием дел. Эффективным направлением контроля является применение технических средств и компьютерной техники, а при их отсутствии ограничиваются ведением журналов учёта. Результаты контроля образуют исходный материал для совершенствования отдельных этапов и предпринимательской деятельности в целом.
Если результатов контроля недостаточно, то назначаются ревизии – дополнительные проверки прошедших периодов деятельности отдельных подразделений, служб и работников.
Основными сферами ревизии являются:
- достоверность отчетов;
- качество исполнения этапов установления цели, планирования, организации и др.
- введение документации по происхождению финансовых, материальных и иных ценностей.
Контроль проводится, как правило, силами предприятия.
Ревизия – как силами предприятия, так и государственными и иными ревизорскими службами. Во всех случаях вопросы контроля и ревизии должны регулироваться законодательством.
В соответствии с Законом каждая организация должна предоставлять соответствующим государственным органом оценку определённых сторон своей деятельности (производственной, финансовой и др.), что является задачей отчётности.
Различают внешнюю и внутреннюю отчетности. Как правило, внутренняя отчетность обусловлена инициативой предпринимателя, внешняя-ответственностью по взятым обязательствам, предписанных законодательством.
Внутренняя отчётность включает отчёт руководства перед общим собранием, разработку годового отчёта, отчёты по поручениям и т.д. Внешняя отчётность касается опасных технологических установок, а также итогов финансовой и другой деятельности предприятия.
Представительская деятельность – это деятельность, направленная на изучение механизма отношений фирмы в целом с другими экономическими, политическими, гражданскими и прочими организациями.
Представитель фирмы должен быть компетентным в целях её деятельности и знать механизм влияния внутренней и внешней среды на результаты работы, а также иметь право на представительство. Поэтому прежде всего фирму представляет её руководство, а в случае его отсутствия, иное лицо, удовлетворяющее выше перечисленным требованиям.
Рассмотрение этапов предпринимательской деятельности предполагает их взаимосвязь с одной стороны, и изолированность – с другой. На каждом из вышеперечисленных этапов предприниматель может внести некоторые изменения с учётом корректировки внешней и внутренней среды, а также его квалификации, интуиции и интеллекта. Всё это и представляет собой содержание аналитического этапа, требующего комплексного и системного подхода, проводимых предпринимателем постоянно на протяжении всей его деятельности.
