Управление документооборотом. В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри фирмы, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления - текст, графики, табличные данные и т.д.
Можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте:
Руководство:
- просмотр информации в базах данных;
- выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения.
Службы и подразделения:
- просмотр и редактирование информации в базах данных;
- составление отчетов;
- подготовка служебных записок;
- подготовка исходящей корреспонденции.
Секретариат:
- регистрация входящей корреспонденции;
- регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;
- ввод документов в базы данных;
- сдача документов в архив.
Администратор базы данных:
- регистрация пользователей информационной системы;
- установка прав доступа к отдельным базам данных;
- сдача документов в архив.
