Управление запасами предусматривает организацию контроля их фактического состояния.
Контроль состояния запасов - это изучение и регулирование уровня запасов производственно-технического назначения, изделий народного потребления и др. с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.
Необходимость контроля состояния запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль состояния запаса проводится на основе данных учета запасов и может осуществляться непрерывно либо через определенные периоды.
На практике применяются различные методы контроля, которые можно классифицировать по следующим признакам:
o порядок проверки: периодическая или непрерывная;
o пороговый уровень запаса: наличие или отсутствие;
o величина заказываемой партии: одинаковая или разная.
Примерная классификация систем контроля состояния запасов представлена на рис. 87.
Рис. 87. Классификация систем контроля состояния запасов
Контроль состояния запасов и формирование заказа поставщику может осуществляться по одной из представленных ниже систем.
На практике применяются различные методы контроля. В настоящем параграфе рассмотрены два наиболее часто встречающихся метода. При первом методе период, через который предприятие направляет заказ поставщику, не меняется (система с фиксированной периодичностью заказа). Например, каждый понедельник менеджер фирмы просматривает остатки товаров и дозаказывает их до заранее определенной максимальной нормы. Сущность второго метода заключается в том, что как только запас какого либо товара достигнет заранее определенного минимального значения, этот товар заказывается. При этом размер заказываемой партии все время один и тот же (система с фиксированным размером заказа). Рассмотрим подробнее названные системы.
Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа. Контроль состояния запасов по этой системе осуществляется через равные промежутки времени посредством проведения инвентаризации остатков. По результатам проверки составляется заказ на поставку новой партии товара.
Размер заказываемой партии товара определяется разностью предусмотренного нормой максимального товарного запаса и фактического запаса. Поскольку для исполнения заказа, требуется определенный период времени, то величина заказываемой партии увеличивается на размер ожидаемого расхода за этот период. Размер заказываемой партии (Р) определяется по следующей формуле:
P = Змакс - ( Зф - З t ) ,
где Змакс - предусмотренный нормой максимальный запас;
Зф - фактический запас на момент проверки;
Зt - запас, который будет израсходован к течение размещения и выполнения заказа.
Графически модель системы контроля за состоянием запаса с фиксированной периодичностью заказа представлена на рис. 57.
Условные обозначения:
Т - интервал времени, через который повторяется заказ (в
нашем случае - 3 дня) - для данной системы
величина постоянная;
t - время, необходимое на размещение и выполнение
заказа (в приведенном примере - 1 день);
P1, Р2....Рi, - величина отдельного, i-го заказа;
Змакс - предусмотренный нормой максимальный запас;
Зф - фактический запас на момент проверки;
Зt - запас, расходуемый за время t, необходимое
для размещения и выполнения заказа;
А - период времени с интенсивным спросом;
В - период времени с нулевым запасом.
Рис. 57. Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа
Интенсивность спроса, характеризуемая углом наклона участков линии, описывающей изменение запасов, в этой модели является величиной переменной (угол наклона различных участков ломаной - неодинаков). А поскольку заказ осуществляется через равные промежутки времени, то величина заказываемой партии в разных периодах также будет различна. Естественно, применять эту систему можно тогда, когда, есть возможность заказывать партии, различные по величине (например, в случае применения контейнерной доставки заказываемого товара эта система неприменима). Кроме того, систему не применяют, если доставка или размещение заказа обходится дорого. Например, если спрос за прошедший период был незначителен, то заказ также будет незначителен, что допустимо лишь при условии несущественности расходов, связанных с выполнением заказа.
Особенностью описываемой системы является также и то, что она допускает возникновение дефицита. Как видно из гpaфика, если спрос резко усилится (то есть график круто уйдет вниз – участок А), то запас закончится до наступления срока подачи заказа. Это означает, что система применима, когда возможные потери от дефицита для предприятия также несущественпы.
Подводя итог, отметим, что система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа применяется в следующих случаях:
- условия поставки позволяют получать заказы различными по величине партиями,
- расходы по размещению заказа и доставка сравнительно невелика,
- потери от возможного дефицита сравнительно невелики.
На практике по данной системе можно заказывать один из многих товаров, закупаемых у одного и того же поставщика, товары, на которые уровень спроса относительно постоянен, малоценные товары и т. д.
Система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером, заказа. В этой системе контроля за состоянием запасов размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разные (рис. 58).
Нормируемыми величинами в этой системе являются величина заказа, размер запаса в момент размещения заказа (так называемая точка заказа) и величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. Как следует из чертежа, после размещения заказа запас продолжает уменьшаться, так как заказанный товар привозят не сразу, а через какой - то промежуток времени t. Величина запаса в точке заказа выбирается такой, чтобы в нормальной, рабочей ситуации за время t запас не опустился ниже страхового. Если же спрос непредвиденно увеличится (линия графика резко пойдет вниз - участок А графика), или же будет нарушен срок поставки (t>1 - участок В графика), то начнет работать страховой запас (причины 2 и 3 образования страхового запаса, параграф 12.3). Коммерческая служба предприятия в этом случае должна принять меры, обеспечивающие дополнительную поставку. Как видим, данная система контроля предусматривает защиту предприятия от образования дефицита.
Рис. 58. Система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа
На практике система контроля за состоянием запаса с фиксированным количеством заказа применяется преимущественно в следующих случаях:
— большие потери в результате отсутствия запаса;
— высокие издержки по хранению запасов;
— высокая стоимость заказываемого товара;
— высокая степень неопределенности спроса;
— наличие скидки с цены в зависимости .от заказываемого количества.
Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа.
