Любая автоматизация турфирмы предполагает внедрение в ее деятельность автоматизированных рабочих мест, благодаря которым будет реализован комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, способствующих выполнению тех или иных задач управления. Целью автоматизации турфирмы является информационная поддержка формирования и принятия решений менеджментом.
В большинстве случаев автоматизация турфирмы касается лишь подготовки информации для изучения ситуации, на основе анализа которой сотрудник может принять решение. Таким образом, информационные технологии управления турфирмами предназначены для автоматизации деятельности туроператоров и турагентов по формированию и реализации турпродукта потребителю.
В настоящее время на российском туристском рынке можно выделить следующие этапы автоматизации типовой турфирмы.
1. Применение стандартного программного обеспечения, например, использование программ Word, Excel, PowerPoint, Outlook, готовых баз данных Access, программ-переводчиков, бухгалтерских, финансовых, систем управления документами, знаниями.
2. Применение специальных типовых информационных технологий управления в туризме: «МАСТЕР-ТУР», «САМО-Тур»и др.
3. Использование глобальных компьютерных систем бронирования: «AMADEUS», «GALILEO», «SABRE» и др.
4.Сопряжение типовых информационных технологий управления с системами бронирования.
5.Участие в электронной торговле или электронном бизнесе.
Разнообразные информационные технологии управления, используемые в туризме (программные комплексы, сопряженные с глобальными компьютерными системами бронирования и локальными программами типа бухгалтерских или программ рассылки факсов) позволяют все бизнес-процессы в туризме превратить в электронные, для реализации безбумажных технологий, технологий обмена информацией по электронной почте и возможностей Интернета.
Выбор турфирмами программных продуктов и специфика их использования зависят от ряда факторов, в частности:
• от направления деятельности турфирмы, совокупности решаемых задач, исходной технологии, принятой на турфирме, суммарного объема продаж, финансового состояния турфирмы;
• от осведомленности руководства турфирмы о программном обеспечении, существующем на рынке информационных технологий управления в туризме, о его достоинствах и недостатках;
• от режима работы компьютеров (автономный или сетевой).
При выборе программного обеспечения целесообразно обратить внимание на следующие моменты:
• на известность и надежность — зарекомендовавшие себя информационные технологии управления, опыт внедрения которых накоплен в разных турфирмах, как правило, гарантируют отсутствие узких мест;
• дружелюбность, простота, стандартность интерфейса.
• приемлемая стоимость информационной технологии управления турфирмой и ее обслуживания. Полная стоимость автоматизации турфирмы складывается из стоимости программного обеспечения, техники, обучения, услуг обслуживания и т.д. В этой стоимости можно выделить сумму, которая сразу будет израсходована на приобретение техники и программного продукта, и сумму постоянных расходов на обслуживание техники и программного продукта. Сравнивать разные информационные технологии следует только по их полной стоимости или стоимости владения.
Современный уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую важность информационным системам туристских агентств. Функциональные возможности этих систем должны:
-
обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок;
-
предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов, описаний туров, гостиниц;
-
рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок;
-
контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности;
-
обеспечивать экспорт–импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерские программы) и прочие возможности.
Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг.
Разработками специализированных программных продуктов для туристского и гостиничного бизнеса в настоящее время занимаются несколько российских фирм:
-
«Мегатек» (программные комплексы «Мастер–Тур», «Мастер– Web», «Master–Interlook», «Мастер–Агент»);
-
«Аримсофт» (программный комплекс Turwin);
-
САМО–СОФТ» (программные комплексы «САМО–Тур», «САМОТурАгент», SAMO–Incoming, SAMO–Hotel Booking Center);
-
«Рек–Софт» (комплекс «Эдельвейс») и др.
Множество программных продуктов можно условно разделить на туроператорские, турагентские, универсальные.
Система «САМО–Тур» – программный комплекс (ПК) для автоматизации туроператора, разработан компанией «САМО–Софт».
Основные возможности программы:
-
описание услуг: гостиниц, транспорта, страхования, визовой поддержки, дополнительных услуг;
-
квотирование услуг: номеров гостиниц, мест транспорта и мест тура;
-
создание турпакетов, расчет прайс–листа;
-
оформление заявок туристов;
-
подготовка документов туриста: ваучер, билет, страховой полис, анкета для оформления визы и др.;
-
подготовка заявок партнерам;
-
учет платежей и расчетов;
-
статистический анализ.
Дополнительные возможности программы:
-
импорт цен из таблиц формата MS Excel;
-
визуальный контроль продажи квотируемых услуг;
-
контроль взаиморасчетов по каждой заявке;
-
сопряжение с бухгалтерскими программами: «1С: Бухгалтерия», «Парус»;
-
гибкая система администрирования: назначение прав доступа для пользователей;
-
встроенный редактор печатных форм, настраиваемые документы, списки, отчеты в редакторах MS Word, MS Excel;
-
дружественный, понятный интерфейс пользователя.
Для туроператоров, использующих САМО–Тур, предназначен модуль «OnLine бронирование», который позволяет размещать на сайте туроператора актуальную информацию о ценах на туры, свободных местах на рейсах и остановках продаж в гостиницах.
ПК «Мастер–Тур»разработан компанией «Мегатек», охватывает все основные аспекты деятельности туристической фирмы – от создания прайс–листа и каталогов до реализации турпродукта, от расчета реальной себестоимости до ведения взаиморасчетов с поставщиками, от оперативного учета до управленческого.
Основные функции и возможности программы «Мастер–Тур»:
-
формирование турпродукта;
-
подготовка специальных предложений с фиксированными или плавающими наценками и скидками;
-
расчет ожидаемой прибыли по туру и размера комиссионных агенту;
-
аннулирование заказа с удержанием штрафных санкций;
-
контроль информации о договорах и их сроках завершения;
-
служба сообщений и предупреждений при работе с агентствами;
-
гибкая система создания правил начисления комиссии агентству;
-
контроль оформления документов для визы и сроков подачи документов клиентом и в консульство;
-
удобство в работе с документами: в программу входят около 40 стандартных видов отчетов;
-
ведение депозитных платежей;
-
расчет стоимости услуг в различных валютах;
-
рассылка сообщений по e–mail;
-
англоязычный интерфейс для иностранных партнеров;
-
сопряжение с бухгалтерскими программами: «1С: Бухгалтерия», «Парус».
Программа «Мастер–Тур» разделена на несколько функциональных блоков:
-
«Конструктор туров» предназначен для формирования пакетов услуг и программ туров, готовых к реализации, калькуляции их, расчета прибыли, комиссионных и т.д.
-
«Реализация турпродукта» – формирование отчетов, автоматическое оформление документов.
-
«Работа с партнерами» позволяет создавать базу данных партнеров.
-
«Финансовое состояние» позволяет кассиру распечатывать приходно/расходные ордера, различные отчетные документы, экспортировать данные в программу 1С, контролировать взаиморасчеты с партнерами и оплату клиентами туров, оценить реальное финансовое состояние фирмы в заданный момент времени.
-
«Администратор» – организация безопасной работы.
-
«Справочный блок» – редактирование справочников стран, городов, отелей и др.
ПК Turwin MultiPro, разработанный компанией «Аримсофт», включает в себя три программы:
-
Turwin – основная программа автоматизации деятельности турфирмы;
-
Turwin Admin – программа администрирования, предназначена для обслуживания основной программы;
-
Turwin Packages – программа для формирования стандартных турпакетов и печати прайс–листов.Для работы программы необходимо установить пакет MS Office XP (Microsoft Access, Microsoft Word, Microsoft Excel).
Ценность Turwin MultiPro для турфирмы заключается и в том, что за счет интеграции с офисным пакетом программ MS Office, эффективность использования персональных компьютеров в локальной сети компании повышается в несколько раз.
Основные возможности Turwin MultiPro:
-
создание справочников по любому сегменту туристического продукта (основные справочники – «Туры», «Страны»», «Валюты», «Партнеры», «Рейсы», «Отели», «Услуги»);
-
формирование сложных групповых и индивидуальных туров, туров по одной стране или по странам, составление схемы расчета туров и быстрое оформление заказа. Автоматическое формирование турпакетов и генерация прайс–листов в формате MS Excel;
-
поиск туров;
-
контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест;
-
встроенный генератор отчетов, который обеспечивает неограниченное число выводимых документов с возможностью самостоятельного редактирования существующих и создания новых отчетных выходных форм, в также формирования собственных запросов;
-
строгий учет движения денежных средств, печать основных бухгалтерских документов (счета, счета–фактуры, приходный кассовый ордер, кассовый отчет и др.);
-
факсимильная и E–mail рассылка;
-
заполнение справочников в процессе создания тура (маршрута);
-
поддержка многовалютности (цены на услуги, расчет турпакета можно вводить и вести в разных валютах; предусмотрено также переопределение основной валюты, используемой в программе для расчета цен, ведения отчетности и т.д.);
-
фиксирование в журнале событий основных действий пользователей по оформлению туристов;
-
разграничение доступа на 4 группы пользователей (Администратор, Бухгалтер, Менеджер и Продавец);
-
надежная работа в локальной сети при неограниченном количестве рабочих мест;
-
однопользовательский или сетевой режим работы.
ПК Jack, разработанный компьютерной компанией Bewotec (Германия), предназначен для автоматизации деятельности туристических агенств. Это одна из немногих зарубежных разработок программного продукта для турфирм, представленная на российском рынке. Jack является back–office–программой для турагентства.
Главной отличительной особенностью данной программы является ее совместимость с ведущими глобальными компьютерными системами бронирования и резервирования (GDS) – Amadeus, Galileo, Worldspan, Sabre. Выполненное в GDS резервирование автоматически импортируется в программу Jack, и выписываются авиабилеты, готовятся счета, счета–фактуры, ваучеры, подтверждения, отчеты в авиакомпании и другие документы.
Программный комплекс Jack поддерживает все основные функции, характерные для агентских программ, в том числе ведение справочников и поиск необходимой информации по различным критериям, подготовка отчетов, статистики, бухгалтерии. Основное меню программы содержит следующие пункты – клиенты, бронирование, бухучет, статистика, справочные данные. Статистический раздел Jack предлагает подготовку более 50 различных выходных отчетов.
Данные типовые информационные технологии управления турфирмами имеют неоспоримое достоинство – выгодны с финансовой точки зрения, поскольку поддерживать и развивать системы, выполненные под заказ конкретной турфирмы часто очень дорогостоящий процесс и экономически не выгодно.
Особенности выбора системы:
1. Никогда не следует торопиться при выборе системы. Следует оценить выбор системы со стратегической точки зрения.
2. Лучше всего при выборе системы ориентироваться на системы, выбранные ведущими гостиничными предприятиями.
3. Особое внимание следует обратить на вопросы технической поддержки эксплуатации системы. Фирмы-производители получают основной доход именно от поддержки своих систем. Обычно поддержка оплачивается в виде абонентской платы, рассчитанной от стоимости внедрения всей системы. Следует сопоставить стоимость поддержки с количеством услуг по этой самой поддержке. Обязательно должна быть круглосуточная телефонная горячая линия, возможность удаленного администрирования системы фирмой-производителем, возможность бесплатного обновления системы (либо очень льготного).
4. Очень важно оценить стоимость самого внедрения системы и консультирования персонала. Стоимость внедрения приблизительно равна, а то и больше стоимости самой системы. Очень важно не промахнуться с выбором тем для консультирования персонала и объемом этого консультирования. Здесь следует четко определить лиц, для которых необходимо не простое обучение работе с системой, а более детальное и углубленное. К таковым можно отнести начальника и специалистов IT-отдела гостиницы, начальника службы приема и размещения. Для них следует заказать дополнительное консультирование, на котором следует выжать всю информацию о работе системы.
5. Следует обратить внимание на руководство пользователя системы. Важно, чтобы оно было написано на грамотном русском языке и содержало полные сведения о системе. Следует требовать от фирмы-производителя не только руководство по системе, но лучше всего еще и руководство по бизнес-процессам, которые система в состоянии автоматизировать. В этом случае повышается эффективность обучения персонала и отпадает необходимость лишний раз вызывать консультанта фирмы.
6. Важным моментом выступает возможность подключения интерфейсов как можно большего числа дополнительных гостиничных систем к АСУ. К таковым относятся АСУ ресторана, телефонная станция и тарификатор, интернет-тарификатор, системы управления электронными сейфами, мини-барами, бухгалтерия и т.п. Если таковых систем в гостинице нет, но они планируются, то лучше всего сразу узнать, можно ли будет в дальнейшем подключить их к АСУ гостиницы. Если какие-либо системы уже установлены, то следует сразу уточнить, существует ли интерфейс к ним.
7. Возможность наращивания системы. Скорее всего сразу всю систему автоматизации полностью гостиница покупать не будет, а остановится только на основных модулях. Следует уточнить финансовые и технические особенности внедрения других модулей (при возникновении необходимости их установки).
Оценка эффективности системы:
Оценить эффективность внедрения АСУ довольно сложно, поскольку невозможно оценить именно ее вклад в эффективность предприятия.
Прямых показателей эффективности внедрения АСУ нет, однако эффективность можно оценить по косвенным показателям. Например, внедрение системы может привести к:
— росту загрузки за счет более эффективного использования номерного фонда, модуля работы с групповыми бронированиями;
— рост загрузки за счет системы интернет-бронирования (до 10%);
— росту доходов от телефонных услуг (за счет мощной АТС гостиницы и надежного тарификатора);
— росту доходов от интернет-услуг (при внедрении широкополосного кабельного или беспроводного Wi-Fi Интернета в совокупности с интрнет-тарификатором);
— существенный рост доходов от телевизионных услуг (при внедрении системы интерактивного телевидения);
— рост престижа гостиницы (за счет внедрения систем доступа и безопасности);
— рост оборота ресторана (за счет увеличения загрузки гостиницы);
— снижение суммарных издержек предприятия (за счет внедрения систем управления и контроля за запасами) и т.д.
Таким образом, к выбору системы управления гостиницей необходимо подходить со всей ответственностью. Необходимо четко взвешенное решение, которое удовлетворяет именно гостиницу: собственника, управляющего и всего персонала.
20.
