Конгресс – съезд, совещание широкого состава (обычно международного характера). Конгрессный туризм – поездки и деятельность, связанная с организацией конгрессов, конференций, симпозиумов, семинаров и др. В туристской классификации конгрессный туризм представляет особый вид делового и разновидность выставочного туризма. Помимо организации и проведения конференций и семинаров, конгресс-туризм включает прием делегаций, рабочих групп, профессиональных и прочих посетителей, а также предоставление дополнительных услуг по питанию, размещению, организации культурной программы.
Выделять конгрессный туризм в небольшой подраздел приходится потому, что организация конгрессных мероприятий, имеющая много общего с организацией выставочной деятельности, предъявляет несколько иные требования к инфраструктуре и организаторам. Конгрессные мероприятия мельче по масштабу, чем выставочные. По доходности они уступают выставкам, поскольку рассчитаны на меньшее количество участников. Однако в отличие от выставок конгрессы, особенно международные, ориентируются на эксклюзивное обслуживание, тем самым обеспечивая загрузку лучших гостиниц города.
Центрами конгрессного туризма становятся города, отвечающие следующим требованиям: выгодное географическое положение, удобное транспортное сообщение, высокое качество индустрии гостеприимства, наличие необходимых помещений для заседаний, лидерство или значимость в определенном виде человеческой деятельности (науки, культуре, бизнесе и пр.), архитектурная привлекательность, наличие в самом городе или вблизи него экскурсионных объектов. Как правило, таким условиям отвечают крупные города (часто столичные), поэтому они и стали важнейшими центрами проведения конгрессов.
Около 80 % конгрессных мероприятий приходится на страны Западной Европы и Северной Америки. Первые три позиции по числу международных симпозиумов и совещаний прочно удерживают США, Франция и Великобритания. Известными центрами конгрессного туризма являются: Амстердам, Брюссель (столица Европейского Сообщества), Вашингтон, Вена, Женева, Копенгаген, Лондон, Мадрид, Париж, Давос (экономический форум, Швейцария). Экономическое развитие Азиатско-Тихоокеанского региона обусловило проведение международных встреч в Гонконге, Сингапуре, Бангкоке. В последние годы по оценке международных экспертов лучшим местом для конгрессных мероприятий признается Сидней (Австралия).
В конгрессном туризме, как правило, участвуют хорошо обеспеченные люди, поэтому доход от одного туриста в 2‑3 раза выше по сравнению со среднестатистическим туристом.
Конгрессный туризм имеет одну отличительную особенность – у него должен быть крупный корпоративный заказчик: правительство, отдельные министерства, крупные корпорации и холдинги.
Единовременное количество участников в США и Азии может достигать 2 тыс. и более, в Европе в среднем около 300 человек. Инициаторы конгрессов: компании и предприятия (55 %), ассоциации, федерации и общественные организации (45 %), прочие – 5 %. Основные заказчики: фармацевтическая и автомобильная промышленность, финансовые, страховые, компьютерные структуры. Средняя продолжительность – 2 дня, что с учетом дороги и культурной программы увеличивает пребывание туристов в стране или городе до 4–5 дней. Основной период проведения – сезон падения массового рекреационного туристского спроса (межсезонье), поэтому он играет большое значение для сглаживания сезонности.
Конгрессный туризм важен для гостиниц по нескольким причинам:
Участники конгрессов не только оплачивают проживание, но и активно пользуются услугами прачечной, гаража, ресторана, баров, казино, спортивных комплексов, внося свою лепту в доходы гостиницы.
Делегаты конгрессов чаще всего размещаются в гостиницах со своими супругами, которые не участвуют в заседаниях, но зато активно знакомятся с городом и его достопримечательностями. Это увеличивает доходы магазинов, салонов красоты, спортивных клубов и площадок, что положительно сказывается на репутации гостиницы в целом.
Люди, путешествующие по производственной необходимости, принимающие участия в конференциях и выставках, в основном размещаются в гостиницах и предъявляют к ним определенные требования, тем самым формируя специфический сегмент рынка. К таким требованиям можно отнести:
• предоставление услуг по организации и проведению различных мероприятий в сфере делового туризма;
• предоставление комнат для переговоров и совещаний;
• предоставление услуг конференц-залов и конгресс-холлов;
• предоставление услуг бизнес-центра;
• предоставление услуг переводчика;
• предоставление технического и другого оборудования для проведения мероприятий;
• экспресс-выписки для участников мероприятий;
• визовая поддержка;
• аренда технического оборудования для проведения мероприятий;
• организация банкетного обслуживания во время проведения мероприятий (кофе-паузы, бизнес-ланчи, фуршеты и т. п.);
• организация завтраков и бизнес-ланчей (предоставление услуг шведского стола или заказного меню) для участников мероприятий.
Поэтому гостиницы должны быть специализированными, способными обеспечить эффективную деятельность деловых туристов, предоставить комплекс всех необходимых услуг, предоставить комфортные условия для выполнения служебных обязанностей.
Также бизнес-отели обязательно должны включать в себя оздоровительные средства. Люди, которые много времени в течение дня проводят на конференциях и засиживаются в ресторанах во время деловых обедов и ужинов, требуют, чтобы в отелях соответствующим образом были оборудованы оздоровительные центры и спортивные площадки для разгрузки. Отели, в свою очередь, предлагают услуги плавательного бассейна, сауны, массажных кабинетов, гимнастических залов, фитнес-центра и др.
Оснащение и оборудование конференц-зала, конгресс-холла и других помещений для переговоров и деловых встреч должны обеспечивать комфортные условия при проведении мероприятий и деловых встреч, предоставлять возможность интерактивной работы с аудиторией участников, обеспечивать простой и быстрый монтаж или демонтаж оборудования при необходимости, предусматривать организацию видео- и фотосопровождения мероприятий, дополнительной охраны мероприятий (при необходимости).
Конференц-зал / конгресс-холл в средствах размещения должен быть оборудован:
• необходимой мебелью (столы / места для президиума, стулья / кресла, столы, трибуна, дополнительные стойки, подставки, перегородки, позволяющие менять конфигурацию зала и др.), обеспечивающей комфорт и удобство в использовании;
• техническими средствами и оборудованием, позволяющим производить звукоусиление речи и аудиоисточников, отображать информацию высокого разрешения в надлежащем для слушателей и зрителей качестве, докладчикам и выступающим самостоятельно управлять презентациями, графическими материалами, проводить конференции, совещания, заседания с синхронным переводом, организовывать проведение сеансов видеоконференцсвязи и телемостов, проводить документирование мероприятий и создавать электронный архив проведенных мероприятий, организовывать просмотр кино- и видеофильмов с поддержкой современных форматов звукового сопровождения (многоканальный звук).
Отель для бизнес-туриста - это не просто место отдыха и проживания, а ещё и место работы. Поэтому в номере как минимум должен быть удобный для работы стол, хорошее освещение, качественная мобильная связь и интернет, офисные принадлежности, провода и адаптеры, нужное количество розеток, возможность быстро отсканировать и отправить документы. Наличие широкого ассортимента средств размещения и разнообразного набора услуг способствует не только удовлетворению любых потребностей бизнес-туриста, но и оказанию высокого уровня обслуживания.
14.
