Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документооборот – это жизненный оборот совокупности документов внутри турагентства от их рождения или поступления извне (входящие документы) до архива или отправки их за пределы предприятия (исходящие документы);
Одним из основных и наиболее распространенных видов документов, регламентирующих процесс создания турпродукта, является договор. Договор - это документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон по установлению, изменению и прекращению гражданских прав и обязанностей.
В ГК РФ не закреплено четких правил оформления договора, но сказано, что он должен оформляться в простой письменной форме, которая подразумевает собой составление письменного документа, выражающего сущность и содержание договора (ст. 160 ГК РФ). В некоторых случаях договор может заключаться в устной форме, может быть заменен распиской либо подлежать государственной регистрации и нотариальному заверению.
Договор содержит следующие реквизиты:
- наименование вида документа;
- дату;
- регистрационный номер;
- место составление документа;
- текст;
- справочные данные сторон;
- подписи должностных лиц каждой из сторон;
- визы согласования.
Содержание текста договора делится на разделы и включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; условия возмещения вреда (возможных убытков); срок действия договора. Раздел о взаимных обязательствах сторон является основным и четко, однозначно регламентирует взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.
Основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
Для оптимизации маршрутов движения отдельных категорий документов разрабатываются маршрутные схемы, которые включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления организацией в целом или отдельного структурного подразделения.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
— прием входящих документов;
— первоначальная (экспедиционная) обработка;
— предварительное рассмотрение и распределение подразделениям и исполнителям;
— регистрация;
— рассмотрение документов руководством;
— передача документов в подразделения и исполнителям;
— исполнение резолюций руководства.
Регистрация документа определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы:
Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы по всем документам организации.
Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют важнейшие внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.
На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень, утверждаемый руководителем организации.
Специализированную документацию — учетно-финансовую, арбитражную, и в том числе кадровую — регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.
Регистрацией документов в кадровой службе должен заниматься опытный специалист. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции должностных лиц и структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации и своей службе, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т. д.
В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная. В настоящее время внедряется современная автоматизированная форма регистрации.
Журнальная форма применяется как для регистрации документов, так и для учета личного состава.
Для регистрации документов ведется журнал приказов (распоряжений).
При всей простоте и надежности журнальной формы более гибкой считается карточная форма регистрации. Копии регистрационных карточек могут использоваться для контроля исполнения и прохождения документов, их можно систематизировать по любому признаку (виду документа, содержанию и др.), что облегчает поиск необходимой информации.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ заносится в электронную карточку, выводящую на экран компьютера, как традиционные реквизиты, так и ряд дополнительных.
Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить внутреннюю опись документов, дать любую справку о состоянии движения документов.
8.
