Производственные запасы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства.
Для получения материалов со склада поставщиков экспедитору выдают доверенность (ф. № М-2 или М-2а), в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдаст заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами (ф. № М-4). Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.
В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов (ф. № М-7), который служит основанием для предъявления претензии поставщику.
Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, получаемую от грузоотправителя.
Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и т. д. оформляют требованиями-накладными (ф. №М-11), которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Материалы, полученные от. разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35).
Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций, у физических лиц за наличные деньги. Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются товарные чеки у счета магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру у акты или справки о покупке у населения или на рынке, которые прикладываются к авансовому отчету.
Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.
Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами (ф. № М-8). Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой — складу.
Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Лимиты устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями на основе норм расхода материалов. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов).
Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют требованиями-накладными (ф. № М-11) на отпуск материалом, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя, — у кладовщика.
Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:
•продукция, изготовленная подразделениями организации, цсполь зуется для внутреннего потребления в организации или для даль нейшей переработки;
•осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
•производится сдача отходов, образующихся в процессе производ ства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;
•осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (pa \ борки) основных средств;
•других аналогичных случаях.
Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.
Отпуск материалов сторонним организациям или структурным подразделениям организации оформляют накладными на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15), которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов.
При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.
Списание материалов оформляют актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией, с участием материально ответственного лица.
Для хранения производственных запасов в организациях создаются склады. Каждому складу присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
На складах материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорто-размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.
К месту хранения запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т. п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.
Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом, являющийся материально ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером организации.
Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках, счета материалов (ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Запись и карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов.
Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов. В книгах на каждый номенклатурный номер открывается лице- иой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете заполняются рек- визиты, указанные в карточках учета материалов. В начале или конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номером лицевых счетов, наименований ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге. Книги должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов заверено подписью главного бухгалтера и печатью.
На складах может применяться также и партионный способ учета материалов. Основным документом в данном случае будет являться партионная карта, составляемая в двух экземплярах.
Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.
