Претензия подается только в письменной форме. В письменную форму вкладывается довольно широкое понятие: письменной признается телеграфная, телетайпная претензия, а также претензия, переданная с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления. Претензия подписывается руководителем или заместителем руководителя юридического лица либо гражданином-предпринимателем. Претензия отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления, либо вручается под расписку.
В претензии указываются:
а) требования заявителя;
б) сумма претензии и обоснованный ее расчет, если претензия подлежит оценке;
в) обстоятельства, на которых основываются требования, и доказательства, подтверждающие их, со ссылкой на соответствующее законодательство;
г) перечень прилагаемых документов и других доказательств;
д) иные сведения, необходимые для урегулирования спора
К претензии прилагаются подлинные документы или надлежаще заверенные копии либо выписки из них, если эти документы отсутствуют у другой стороны.
Срок предъявления претензии и ее рассмотрения устанавливается:
- нормативно-правовым актом
- договором
Сроки рассмотрения претензий - важный институт претензионной работы. Они могут устанавливаться сторонами. Необходимо только учитывать, что время, которое затрачивается на урегулирование спора в претензионном порядке, включается в срок исковой давности. Поэтому важно, чтобы претензии предъявлялись как можно быстрее с того момента, когда заявитель обнаружил нарушение своих прав. В то же время у другой стороны должно быть достаточно времени для полного и объективного рассмотрения заявленной претензии и дачи ответа на нее.
Практика свидетельствует, что наиболее оптимальным для рассмотрения претензий является тридцатидневный срок. Его и следует устанавливать договаривающимся сторонам.
О результатах рассмотрения претензии организация, гражданин-предприниматель, получившие претензию, обязаны в 30-дневный срок сообщить заявителю. Если к претензии не приложены необходимые для ее рассмотрения документы, они запрашиваются у заявителя с указанием срока представления. Но независимо от получения дополнительных документов претензия должна быть рассмотрена в установленный срок.
Ответ на полученную претензию дается в письменной форме и подписывается руководителем или заместителем руководителя организации, гражданином-предпринимателем. Как и претензия, ответ на претензию должен содержать вполне определенные данные: при полном или частичном удовлетворении претензии - признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке; при полном или частичном отказе в удовлетворении претензии - мотивы отказа со ссылкой на соответствующее законодательство и доказательства, обосновывающие отказ. В конце ответа на претензию должен содержаться перечень прилагаемых документов, других доказательств.
В случае удовлетворения претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).
