Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа. Реквизиты документов классифицируются следующим образом:
· постоянные и переменные: Постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа; Переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.
· основные (обязательные) и второстепенные: Основные (обязательные) реквизиты - совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы. Второстепенные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные.
· Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.
· Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.
· Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.
Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. [1]
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия.
Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).
Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются:
· использование официально-делового стиля и соблюдение грамматических правил используемого языка;
· соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
· актуальность излагаемой информации (адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность и исключение повторов, лаконичность и обстоятельность).
Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.
