Специальные мероприятия занимают одно из ведущих мест в деятельности любого PR-специалиста, поскольку, являясь эффективным средством коммуникации, они не являются узко направленными, а, наоборот, затрагивают СМИ, потребителей и широкую общественность в целом. Специальные мероприятия обеспечивают компании максимальную вовлеченность не только участников самого мероприятия, но и зрителей, создавая эффект значимого факта, события или явления в жизни общества.
В современной теории и практике связей с общественностью PR-мероприятия представляют собой большую группу PR-акций, активно используемых в случаях, когда нет достаточно основательных новостных поводов, способных заинтересовать СМИ и обеспечить поток позитивных журналистских материалов о коммерческой структуре и ее продуктах (о государственных струтктурах и их деятельности)
Специальные мероприятия имеют достаточно кардинальные отличия от случайных событий: результат проведения специального события всегда уникален, его успех зависит от субъективного восприятия участников, а результат события обесценивается в том случае, если событие проходит незамеченным.
Специальное событие всегда планируется целенаправленно и служит определенным целям: непосредственный эффект (поступления от реализации приуроченной к событию продукции); воздействие на конкретных людей; привлечение внимания и создание осведомленности; привлечение участников, их мотивирование; перенесение позитивного впечатления от события на продукт.
Требования к специальным мероприятиям:
1. Специальные мероприятия должны быть настоящим событием, реальной новостью, которая привлечет внимание общественности, а в частности, и СМИ.
2. Информация о событии обязательно должна появиться в СМИ.
3. Обязателен информационный резонанс: обсуждения, комментарии, упоминания о событии.
4. К организации таких мероприятий предъявляются повышенные требования по обеспечению безопасности, качеству культурной программы, угощения.
5. Такие яркие события происходят не каждый день и поэтому необходимо сохранить память о них. Иначе говоря, необходима фото- и видеосъемка, пополняющая фото-видео-архив
Каждое мероприятие заранее планируется в качестве достойного источника новостей, учитывая интересы целевых аудиторий, на которые рассчитано произвести сильное, незабываемое впечатление. Перед планированием специального мероприятия необходимо провести предварительное исследование, проанализировав уже проведенные прежде мероприятия организации: какая аудитория планировалась и какая была в действительности, насколько удалось представить публике то, что планировалось, каким был окончательный результат проведенного мероприятия (рост продаж, повышение количества контактов с нужными лицами, углубление таких контактов, привлечение внимания новой аудитории, рост осведомленности об организации, ее товарах и услугах). Также еще на этапе предварительной подготовки необходимо спланировать действия после данного мероприятия для закрепления его результатов. В планировании специального мероприятия необходимо учитывать фактор времени. Специальное событие организации должно гармонично сочетаться с другими значимыми событиями региона, страны и международными мероприятиями. В практике планирования специального мероприятия выделяют следующие временные факторы: - число участников мероприятия, а также их качественный состав; - совпадение даты мероприятия с праздниками, выходными, спортивными мероприятиями, международными событиями, с периодом летних отпусков; - необходимость учесть личные, семейные интересы участников. Решающим фактором в планировании и проведении любого специального мероприятия является бюджет.
Специальные мероприятия могут быть ориентированы на несколько типов аудитории: 1. внутреннюю - это сотрудники компании, для которых организуются корпоративные праздники, юбилеи и торжества, дающие возможность для мотивации и являющиеся эффективным инструментом сплочения коллектива. 2. внешнюю - это партнеры, СМИ, клиенты, для которых проводятся выставки, концерты, семинары, конференции, презентации.
Среди специальных мероприятий наибольшей
популярностью у PR-технологов пользуются:
круглые столы и семинары;
выставки, экспозиции;
презентации;
церемонии открытия;
приемы;
дни открытых дверей
