Пресс-релиз — является основным PR-документом во взаимодействии со СМИ. Его даже образно называют «рабочей лошадкой» PR. Ежедневно СМИ получают сотни пресс-релизов, но только небольшая их часть действительно используется. Пресс-релизы остаются важнейшим PR-документом, который позволяет организации информировать СМИ о важных для нее событиях, достигая большей известности (паблисити). Подготовка эффективного пресс-релиза начинается тогда, когда в распоряжении PR-снециалиста есть интересная новость, информация о том, какие СМИ предпочитает целевая аудитория, а также технические возможности по верстке пресс-релиза.
Пресс-релиз, включающий в себя всю необходимую информацию, соответствует правилу 5 «W» и «Н» и отвечает на следующие вопросы. Кто (Who)? Что (What)? Когда (When)? Где (Where)? Почему (Why)? Как (How)?
Большинство удачных пресс-релизов составлены таким образом, что представляют информацию именно в таком порядке. То есть сначала дается ответ на вопрос, кто является участником события, что это за событие, когда и где оно произошло или произойдет, почему оно произошло и как оно произошло.
Содержание пресс-релиза должно быть лаконичным (оптимальный объём PR-текста — 1 печатная страница) и интересным. Пресс-релиз всегда пишется в том же стиле, что и остальные статьи электронной газеты, журнала, портала или специализированного сайта.
Информация, представленная публике, обязана быть злободневной, общественно значимой, «свежей», близкой читателям конкретного СМИ. Также желательно использовать цитаты лидеров, известных людей, руководителей на тему, которую пытается раскрыть бизнес-копирайтер.
Структура пресс-релиза строится при помощи метода, который называется «принцип перевёрнутой пирамиды», то есть сначала излагается суть PR-статьи, а затем — важные подробности.
Заголовок пресс-релиза несёт в себе информационный повод (новость), привлекать внимание и толкает к прочтению всего текста. Рекомендуется писать не более 15 слов (или 70 символов).
Иногда под заголовком издание требует указать дату выпуска пресс-релиза и желаемую рубрику для публикации.
Лид — первый абзац текста. Раскрывает суть новости, наиболее важные факты. Объём абзаца — не более 40 слов. Писать следует ёмко, а начинать — уверенно.
Лид всегда отвечает на вопросы «Кто?», «Что?», «Когда?», «Где?» или «Почему?». О какой новости вы рассказываете? Что за событие произошло и почему? Кто — его организаторы и участники?
Основной текст пресс-релиза раскрывает суть заявленного информационного повода, детали. Старайтесь при написании текста задавать себе вопрос «Как?» или «Какие перспективы будут от этого?». В идеале один абзац на 3-4 строки сообщает об одной подробности.
«Шапка» пресс-релиза (иначе — бэкграунд, справка) содержит:
1-2 предложения о компании, её деятельности, о продукции, новой услуге или проекте, которым посвящён пресс-релиз. Допускается вставлять в справочный материал ссылку по теме PR-документа.
Полное название, адрес и телефон учреждения, фирмы, организации, предприятия;
Общую информацию (когда и кем основана фирма, география деятельности). Иногда указывают награды и достижения;
Ф. И. О. автора пресс-релиза, номер телефона и иные контактные данные.
С точки зрения содержания текстов, можно выделить несколько типов пресс-релизов:
– анонс (короткое сообщение о предстоящем мероприятии)
– новость (это сообщение, содержащее важную новость)
– сообщение (короткая информация, касающаяся обычно итогов финансового года, подписания контрактов, кадровых перестановок, изменения адреса, юбилеев, открытия или закрытия судебных дел и т.д.)
– экстренное сообщение (информация о незапланированных, форс-мажорных обстоятельствах)
– ответное сообщение (это информация, связанная с действиями, которые были направлены против организации или личности)
– техническое сообщение (развернутая информация о товаре или услуге)
– местные новости (это сообщение о событиях, происходящих в регионе).
