Пресс-служба – структура (самостоятельная или входящая в состав подразделения связей с общественностью) организации, отвечающая за взаимодействие со СМИ и информационную политику организации в целом.
Структура типичной PR-службы госучреждения
- Руководитель
- Пресс-служба
- Отдел по связям с общественностью и работе с гражданами и организациями
- Редакционно-издательский отдел
- Технический отдел
- Информационн-аналитический отдел
- Отдел делопроизводства
1)Пресс-служба. Одно из важнейших подразделений службы по связям с общественностью, нацеленное на решение информационной политики организации.
Решаемые задачи: · установление и поддержание постоянного взаимодействия со средствами массовой информации; · отражение в СМИ будничной деятельности организации; · публичное разъяснение решений и действий организации; · позиционирование (популяризация) организации в имиджевом аспекте; · организация и проведение пресс-конференций и брифингов; · организация и распространение проблемно-аналитических материалов по актуальным вопросам деятельности организации; · организация публичных (спичрайтинг) выступлений и выступлений в СМИ руководства; · ведение корпоративного и официального сайтов (самостоятельно или совместно с информационно-аналитическим подразделением); · мониторинг СМИ; · противодействие негативной информации СМИ в адрес организации. Более подробно эти задачи и задачи других подразделений, напоминаем, будут рассмотрены в других главах, например, задачи, решаемые пресс-службой, рассматриваются в главе, посвященной работе связей с общественностью со средствами массовой информации.
2)Отдел по связям с общественностью и работе с гражданами и организациями (иное название – представительский отдел) всецело направлен на решение задач имиджевой политики организации. Решаемые им задачи: · организация контактов, коммуникаций и должного взаимодействия с другими органами государственной власти; · организация контактов, коммуникаций и должного взаимодействия с общественными организациями, творческими и профессиональными союзами, спортивными обществами, религиозными конфессиями и т.п. в тех случаях, когда установление и поддержание таких связей отвечает интересам организации; · организация и проведение презентаций, конференций, круглых столов, симпозиумов, выставок и иных специальных событий; · ведение адресных программ относительно партнеров (физических лиц и организаций, входящих в орбиту интересов организации); · работа с гражданами; · осуществление внутрикорпоративной работы.
3)Редакционно-издательский отдел. Его деятельность распространяется как внешнюю, так и на внутреннюю среду организации, содействуя реализации и информационной, и имиджевой политике организации. Учитывая затратность и специфику отдела, как самостоятельная структурная единица он может создаваться в крупных учреждениях. Решаемые задачи: · организация выпуска всей печатной публичной продукции организации (книги, брошюры, буклеты, альманахи, листовки и т.п.); · издание корпоративной газеты.
4)Информационно-аналитический отдел. Данное подразделение можно условно назвать штабом службы по связям с общественностью, так как именно здесь осуществляется «мозговой штурм» всей PRдеятельности. Соответственно этому решаемые задачи отдела: · стратегическое планирование работы связей с общественностью в организации; · планирование работы на соответствующие периоды; · контроль за выполнением ранее запланированных мероприятий и заданий; · программирование PR-проектов (PR-акций и PR-кампаний); · ведение аналитической деятельности; · мониторинг публичной информации об организации (самостоятельно или совместно с пресс-службой); · $составление банка данных службы по связям с общественностью.
5)Технический отдел. Решаемые задачи: · компьютерное, аудио-, видео-, фото- и иное техническое сопровождение всех мероприятий и заданий, проводимых службой по связям с общественностью. 6)Делопроизводство. Решаемые задачи: · организация и ведение документооборота, относящегося к деятельности службы по связям с общественностью.
Основной функцией пресс-службы является информирование общественности через СМИ о деятельности местной администрации, причем делать это так, чтобы гос структура выглядела в позитивном свете. Целесообразно выделить два основных направления информирования:
1. непосредственный выход на общественность с инф материалами через различные каналы массовой коммуникации, включая прессу, радио, ТВ, через организацию спец мероприятий
- публикация в прессе и передача в эфир официальных материалов: постанолений, решений, заявлений, комментариев, инф сообщений подготовленных сотрудниками п-сл.
- Подгот и издание брошюр с инф-разъяснительными материалами, буклетов, листок
- Подгот собственных сюжетов для теле-радио передач, кинохроники
- Подгот и распростр сообщений по каналам массовой инф (лекции, семинары, конференции)
2. информирование работников СМИ, которые в свою очередь должны проинформировать общественность.
- Подгот и передача в редакции пресс-релизов, инф писем, разл досье
- Подг и проед пресс-конф, брифингов, презентаций
- Орг спец семинаров для работников СМИ по разл актуальным проблемам
- Приглаш журналистов на разл совещ, конференции
- Орг неформальн встреч с руководством «за чашкой чая» для ознакомления журналистов с положением дел.
