Пресс-конференция – встреча представителей государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур с журналистами с целью информирования общественности по актуальным вопросам определенной тематики, а также привлечения внимания к решению какой-либо проблемы.
Структура пресс-конференции:
- вводная часть (продолжительность - 3-4 мин.);
- приветствие;
- объяснение причин проведения;
- программа;
- представление выступающих;
- информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).
Выступления (выступающих должно быть не более двух, с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 мин. для каждого выступающего).
Правила проведения пресс-конференции.
Для любой пресс-конференции существуют определенные правила проведения. Вот некоторые из них:
- докладчик обычно зачитывает текст краткого заявления, в котором говорится о причинах проведения такого мероприятия;
- репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом находятся один или два эксперта, которые могут понадобиться ему для ответа на специальные вопросы);
- вопросы задаются по очереди;
- профессиональные стандарты предполагают, что репортеры будут придерживаться объявленной темы.
Как и любое рабочее мероприятие для журналистов, организация и проведение пресс-конференции включает в себя три этапа: подготовительный, проведение пресс- конференции и заключительный этап, в ходе которого подводятся итоги. На каждом из этих этапов сотрудниками PR-отдела или пресс-службы приходится осуществлять целый ряд шагов, от которых зависит, насколько полно будут достигнуты цели мероприятия.
После принятия решения о проведении пресс-конференции и определения ее целей, наступает подготовительный этап, в ходе которого PR-службой предпринимаются следующие шаги:
• определяется место и время проведения мероприятия и состав его участников, а также назначается модератор, ведущий пресс-конференцию;
• продумываются вопросы, которые могут быть заданы журналистами и готовится соответствующий фактологический и статистический материал, своего рода "домашние заготовки" возможных ответов;
• разрабатывается и утверждается смета на организацию и проведение пресс-конференции, включающая (при необходимости) расходы на фуршет;
• формируется пресс-кит (это комплект нескольких текстовых, аудио и визуальных документов, в которых содержится подробная информация о проекте, организации или событии) для раздачи в ходе или рассылки после пресс-конференции;
• на основе медиакарты составляется список журналистов, с учетом темы и цели пресс-конференции, специализации приглашаемых журналистов, а также особенностей конкретных изданий;
• готовится и рассылается пресс-релиз, анонсирующий мероприятие (как правило, за две недели, с последующим обзвоном журналистов за неделю и за два дня до проведения пресс-конференции);
• изготавливаются бэйджи для участников; таблички с именами ньюсмейкеров для размещения на столе; указатели с названием темы пресс-конференции и номера зала, где она проводится (в случае, если залов несколько);
• из числа сотрудников пресс-службы назначаются ответственные за встречу и аккредитацию журналистов;
• в случае необходимости проводится предварительная работа с отдельными представителями СМИ из круга доверенных журналистов для того, чтобы своими вопросами они могли скорректировать ход обсуждения проблем (если во время проведения мероприятия происходит отклонение от темы), снять неожиданно возникшую напряженность, нивелировать "провокационные" вопросы и т.п.;
• прорабатываются другие технические и организационные проблемы.
При определении времени и даты пресс-конференции (равно как и брифинга) необходимо принимать в учет ряд факторов. В частности, как отмечают PR-практики, необходимо предусмотреть, чтобы пресс-конференция или брифинг не совпадали по времени с какими-то другими событиями, которые тоже могут вызвать интерес журналистов, которых вы надеетесь видеть на пресс-конференции. Следует учесть график работы, периодичность выхода печатных изданий, а также теле- и радиопрограмм, информационных агентств, на заинтересованность которых вы рассчитываете. Если пресс-конференция или брифинг проводятся, например, вечером, незадолго до подписания газетных номеров в свет, вряд ли стоит ожидать, что информация о них появится в этих газетах завтра. И, может статься, что через день-два эта информация окажется уже неактуальной. Поэтому неудачно выбранное время проведения пресс-конференции (брифинга) может свести к минимуму эффективность усилий ее организаторов.
Этап проведения пресс-конференции характеризуется напряженной работой и ньюсмейкеров, и ведущего, их умением доходчиво донести до присутствующих главную мысль, дать максимум необходимой информации, не раскрыв при этом сведений, относящихся к внутренним секретам ведомства или нежелательных для широкого распространения.
Технологии проведения пресс-конференции :
• перед началом пресс-конференции ведущий еще раз уточняет у ньюсмейкера время и направленность его выступления, проводит с ним краткий "инструктаж" с напоминанием о специфике восприятия журналистами той или иной информации, доводит свое мнение об общей "атмосфере" зала;
• во вступительном слове при открытии пресс-конференции представляет ее участников – ньюсмейкеров и экспертов – и оговаривает регламент для постановки вопросов журналистами. (Как правило, одновременно журналист может задать не более одного вопроса, не допуская при этом длительных рассуждений по поводу темы и не давая обширной "предыстории". Вопрос должен формулироваться кратко, конкретно и однозначно. Допускаются уточняющие вопросы, но не уводящие пресс-конференцию в направлении дискуссии.);
• в ходе пресс-конференции ведущий наблюдает за ситуацией в зале и поочередно предоставляет право журналистам задать свой вопрос;
• модератор должен уметь вежливо, но настойчиво прервать журналиста, если его вопрос превращается в выступление с места (иными словами, он обязан владеть соответствующими технологиями межличностного и социального общения);
• в экстремальных случаях (увеличение числа "провокационных" вопросов, попытка со стороны журналистов увести обсуждение от темы пресс-конференции и т.п.) модератор прибегает к помощи "доверенных журналистов", присутствующих на мероприятии, предоставляя им слово;
• модератор следит за соблюдением регламента мероприятия и предупреждает журналистов о его окончании, предоставляя возможность задать "два последних вопроса";
• завершая пресс-конференцию, модератор благодарит присутствовавших и приглашает их продолжить дискуссии во время неформального общения па фуршете (если таковой предусмотрен). При этом в ходе фуршета он должен постоянно находиться рядом с основным ньюсмейкером во время общения последнего с журналистами.
На заключительном этапе проводится мониторинг публикаций СМИ, их анализ, делаются выводы. Необходимой составляющей завершающего этапа является подготовка отчета о проведении пресс-конференции. Кроме того, что отчет свидетельствует перед руководством организации об эффективности работы PR-подразделения или пресс- службы, при неформальном подходе отчет о работе, анализ плюсов и минусов каждой пресс-конференции пополнит банк данных о технологиях, используемых пресс-службой, и позволит их усовершенствовать.
Итоговый отчет, по мнению PR-практиков, должен включать в себя следующие важные компоненты[3]:
• основные этапы;
• ход реализации проекта в целом;
• наиболее удачные акции и недостатки, а также трудности, с которыми пришлось столкнуться при реализации проекта;
• наиболее эффективные мероприятия, обеспечившие решение поставленных задач;
• общая эффективность PR-акции;
• отклики в СМИ на проведенные мероприятия;
• выводы, уроки и рекомендации, которые необходимо учесть при составлении последующих программ или разработке PR-мероприятий.
Данные рекомендации имеют отношение к любому мероприятию по связям с общественностью.
