Экспертиза-изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора части из них для длительного хранения.

Экспертиза проводится в соответствии с нормативными методическими документами, утвержденными президентом, Правительством и гос. архивной службы России.

При экспертизе ценности отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых ею функций, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события, отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Для проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом ее руководителя создают экспертную комиссию (ЭК), в состав которой включают наиболее квалифицированных работников организации, руководителя архива организации и, желательно, представителя государственного архивного учреждения. Председателем ЭК назначают одного из руководящих работников организации, курирующего делопроизводство и архив. ЭК является совещательным органом и действует на основе положения об экспертной комиссии, согласованного с государственным архивным учреждением и утвержденного руководителем организации.

Заседания ЭК проводят не реже двух раз в год и оформляют протоколами, которые утверждаются руководителем организации.

Цель ЭК-отнесение док. К составу Арфивного фонда или отобрать дела к уничтожению

Основными задачами ЭК являются организация и проведение:

- экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

 - отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Экспертизу ценности документов осуществляют ежегодно работники службы ДОУ совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.

 В структурных подразделениях отбирают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, а также выделяют к уничтожению дела за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяют качество и полноту номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

 В результате работы ЭК образуются четыре группы дел с различными сроками хранения:

 - постоянного хранения в государственном архиве;

- временного хранения в архиве организации (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляют архивные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению