Информационно-поисковая система по документам организации.

Для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации в организациях должны создаваться информационно-поисковые системы на основе следующих требований:

полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

обеспечение оперативного доступа к информации и документам,

Максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам,

Обеспечение рациональной организации массив документов организации

Информационно-поисковые системы включают в себя: регистрацию документов, информационно-поисковые массивы базы данных классификационные справочники, систему оперативного хранения документов

Регистрация документов - это совокупность правил описания содержания документов в ИПС, а также непосредственно процесс описания документов по Этим правилам.

В соответствии с ГСДОУ регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его появления в организации. Так, пока распорядительный документ, например приказ, не зарегистрирован, он фактически не существует, если поступивший документ не зарегистрирован, за него организация как бы не берет на себя ответственность. Так как не подтверждается сам факт поступления документа.

Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, нотариальные, учебные, учебно-статистические, отчетные, бухгалтерские и другие)

Документы регистрироваться оптимальном варианте должны регистрироваться один раз в день поступления, подписания или утверждения (создания). При возможности Оперативного доступа к регистрационным массивам дополнительные регистрации в пределах организации становятся ненужными.

Регистрация документов в соответствии с ГСДОУ производится децентрализованно по группам документов в зависимости от наименования (вида), автора и содержания в местах создания этих документов или(и) их исполнения. Однако децентрализация основывается на единой системе и единых обязательных правилах регистрации и доступности регистрационных данных.

Независимо от способа регистрации и структуры регистрационных форм (карточки, журналы, экранные форматы), в выборе которых организации не регламентированы, Необходимым условием является использование в регистрационной форме обязательных реквизитов: автор документа (корреспондент); наименование вида документа, заголовок, дата документа; присваиваемый регистрационный номер: срок исполнения номер дела, в котором хранится документ; а также при необходимости номер поступившего документа, резолюция с указанием исполнителя, содержания поручения, автора и даты, отметка об исполнении расписка исполнителя в получении (доведении сведения) документа, дата промежуточного контроля и другие. При регистрации документов ограниченного доступа указываются также номера и число экземпляров.

Регистрационный номер проставляется на документе и в регистрационной форме и служит в совокупности с датой и целям идентификации документа и его учета. Обязательным элементом его является порядковый, как правило пределах делопроизводственного года, номер. Конкретный состав номера зависит от принятого для каждого массива документов принципа последующего хранения и, следовательно, принципа поиска.

Например, если документы формируются в дела по критерию автора и названия (протоколы совещаний, приказы и т.д.), то их индекс может быть ограничен только порядковым номером в пределах массива, так как в дела они комплектуются также по порядку номеров

Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются дополнительные литеры. Так при едином массиве приказов организации приказах по вопросам управления кадрами (прием, перевод и т.д.) порядковый номер дополняется буквой «К» (28-K или ЛС) решения президиумов коллегиальных органов дополняются по этому же принципу буквой «П» (74-П)

Номер документа, коллективным автором которого являются несколько юридических лиц, образуется из порядковых номеров, присвоенных каждым из авторов. Например, Постановление от 30.11.81 "Об утверждении ТИПОВОГО Положения о ведении делопроизводства ПО предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях» трех авторов имеет номер 463/162/298.

Номером документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, авторам (переписка, заключения, отзывы докладные записки и т.д.), служит порядковый номер дополняемый номером дела, в которое подшивается данный документ. Так, номер письма 8904-18 состоит из порядкового номера 89 и номера папки, в которую будет подшит документ (или его копия), 04-18

Информационные элементы номера отделяются друг от друга косой чертой

Основной обязательный номер может дополняться другими номерами: корреспондентов, ответственных исполнителей, названий документов, вопросов (направлений) деятельности, служащими целям более быстрого и точного поиска документном информации.

Каждый проставляемый на документе индекс должен быть закреплен в соответствующем классификаторе. Классификаторы в обязательном порядке утверждаются самостоятельно или в качестве приложений к инструкциям по делопроизводству

На основе регистрационных форм децентрализовано в местах регистрации должны складываться и вестись, т.е. поддерживаться в актуальном состоянии, информационно поисковые системы(массивы). Различаются несколько самостоятельных видов ИПС

· Справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживается ход выполнения документов или их использование

Основой систематизации в стих массивах является, как правило, дата (срок) исполнения

· контрольно-справочные по документам ограниченного доступа, как правило, в пронумерованных, прошитых и опечатанных журналах,

· контрольно-справочные по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, в которых основой систематизации является тематика поднятых в обращениях граждан вопросов,

· справочные (кодификационные) по нормативно-правовым актам, отражающим вопросы деятельности (правовую среду) организации. В системах этого вида самостоятельно учитывается каждый вопрос, о котором имеется информация в документе, а основой систематизации также является тематика нормативных положений

При изъятии документов из обращения или их отмены информация в ИПС аннулируется, но не уничтожается, а передается в архив организации вместе с документами