Рассмотрим состав и оформление документов коллегиальных органов, некоторые обязательные и новые аспекты их содержания на примере коллегиального исполнительного органа «оперативного» уровня (условно назовем его Правлением). Т.е. мы покажем общую деловую практику, без учета специфики отдельных коллегиальных органов, которая устанавливается на законодательном уровне (этим вопросам за последние месяцы мы посвятили несколько отдельных статей). Состав документов Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности. Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:
- органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ),
- органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ),
- органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов),
-органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).
Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности. В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов, которая обычно называется функциональным документным комплексом. В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и полномочиями органа, в котором они создаются.
При оформлении первых листов документов, входящих в функциональный документный комплекс о деятельности конкретного коллегиального органа, необходимо использовать общий бланк. Но опыт «лучших практик» сформулировал универсальную рекомендацию – оформлять все документы просто на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов заголовочной части по образцу общего бланка, который утвержден в организации (или даже на титульном листе, который может быть оформлен для положения и регламента работы коллегиального органа). А для оформления некоторых документов (извещения о дате и времени заседания, письма-приглашения на заседание, списка участников заседания, бюллетеней голосования и т.п.) могут быть разработаны унифицированные типовые формы, удобные для электронной подготовки проектов документов. Они обычно утверждаются: в составе положения, регламента работы коллегиального органа либо вышестоящим органом управления по мере их разработки. Некоторые публичные акционерные общества пытаются закрепить эти формы документов в своих книгах фирменного стиля (brand book) и заказывают их разработку «на стороне» у дизайнеров. Не стоит полностью отдавать эту задачу им на откуп. Ведь официальные управленческие документы и их форма не входят в зону ответственности маркетинговых и PR-служб. Репутационные риски при оформлении документов контролируют служба делопроизводства, корпоративный секретарь и юридичсекая служба.
Если организация небольшая, не является источником комплектования архива, при этом руководство осознает, что «информация и документы – это актив, имеющий ценность», и самостоятельно отвечает за обеспечение их сохранности, то все документы данного комплекса могут быть сформированы в одно дело на срок полномочий данного коллегиального органа с обобщенным заголовком «Документы о деятельности Правления», которое разделяется на несколько томов.
Если организация является источником комплектования архива, то схема систематизации дел в номенклатуре дел и порядок их формирования остаются обычными – в соответствии со сроками хранения в отдельных делах будут собираться:
-организационные документы;
-планы работы; протоколы;
-документы к заседаниям, включая проекты решений;
-документы о подготовке заседаний.
