Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, связанных способом доставки – с помощью почты - и служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо - самый распространенный способ обмена информацией; письма составляют большую часть входящих и исходя- щих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма- подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма- извещения, письма-просьбы и т.д.
Формуляр письма составляют следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об
исполнителе.
Структура текста письма, как правило, состоит из следующих блоков информации: мотивы составления письма и выводы.
Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего назначения. Если письмо содержит формулы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Егорович!..... С уважением, начальник управления........». Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2—3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.
